Warum Mandantendaten ein Einfallstor für Viren sind
Ob per E-Mail, über USB-Sticks oder Cloudlinks: Mandantendaten erreichen eure Kanzlei auf vielen Wegen. Dass diese Daten sensibel sind und geschützt werden müssen, ist allen bewusst. Was dabei aber oft übersehen wird – genau diese Dateien können die größte Sicherheitslücke eurer Kanzlei sein.
Selbst wichtige Unterlagen mit sicherem Inhalt von vertrauenswürdigen Mandanten können Schadsoftware enthalten – ohne dass die Mandanten es selbst wissen. Die Schadsoftware reist quasi „versteckt” in den Mandantendokumenten ein. Dann kann einziger Klick genügen und im Hintergrund wird ein Virus aktiviert, der eure Systeme ausspäht oder verschlüsselt. Gerade für eure Kanzleien – da ihr mit vertraulichen Dokumenten und personenbezogenen Daten arbeitet – ist das ein echtes Risiko. Rechtlich gesehen besteht für eure Kanzleien eine klare Pflicht zur Sicherstellung der Datensicherheit. Nach Art. 32 DSGVO müsst ihr geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten.
Was viele dabei zusätzlich unterschätzen ist, dass Viren sich damals anders gezeigt haben, als heute: Moderne Viren tarnen sich perfekt. Sie erzeugen keine Fehlermeldungen, verlangsamen keine Systeme – sie lesen einfach mit. Daher muss effektiver Virenschutz in Kanzleien heutzutage mehr leisten als klassische Antivirenprogramme. Es braucht intelligente Filter, klare Upload-Regeln und automatisierte Prüfprozesse.
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Was passiert, wenn der Virenschutz in Kanzleien versagt?
Die meisten Kanzleien arbeiten heute digital – aber längst nicht alles, was digital ist, ist auch sicher. Was passiert, wenn sich ein Virus durch eine Mandantendatei in euer System einschleicht? Im schlimmsten Fall sehr viel: von heimlicher Überwachung / Spionage über Datenverlust bis hin zur kompletten Arbeitsunfähigkeit eurer Kanzlei.
Eine der größten Bedrohungen ist sogenannte Ransomware. Dabei werden eure Daten verschlüsselt und erst nach Zahlung eines Lösegelds wieder freigegeben – wenn überhaupt. Eine riesige Katastrophe also. Und meistens ist es mit der Zahlung des Lösegelds nicht getan.
Viele dieser Schadprogramme verbreiten sich weiter. Habt ihr eine infizierte Datei erhalten und unbeabsichtigt weitergeleitet, zum Beispiel im Rahmen der Kommunikation mit Gerichten oder Kollegen, werdet ihr selbst zum Ausgangspunkt einer digitalen Infektionskette.
Das ist vor allem deswegen möglich, weil moderne Viren lautlos arbeiten. Das klassische Bild von einem infizierten Computer mit einem Haufen Fehlermeldungen oder sogar einem Bluescreen gibt es oft nicht mehr. Stattdessen greifen moderne Viren im Hintergrund auf gespeicherte Zugangsdaten, Mandantenakten und E-Mail-Verläufe zu. Eure Kanzlei würde dann im schlimmsten Fall erst Wochen später merken, dass etwas nicht stimmt – also dann, wenn der Schaden bereits entstanden ist.
Dennoch tragt ihr die rechtliche Verantwortung. Wenn ihr die Sicherheit der Daten eurer Mandanten nicht sicherstellen könnt, drohen Bußgelder und Imageschäden, die kaum zu reparieren sind.
Warum klassischer Virenschutz in Kanzleien oft nicht genügt
Viele Kanzleien verlassen sich auf Standard-Antivirenprogramme. Diese sind zwar gut darin, bekannte Bedrohungen zu erkennen. Sie versagen aber oft bei gezielten oder neuartigen Angriffen.
Ein nicht zu unterschätzender Schwachpunkt von klassischen Virenscannern ist, dass sie nur das prüfen, was sie kennen. Neue Schadsoftware – sogenannte Zero-Day-Viren – bleibt oft unentdeckt, bis es zu spät ist.
Außerdem laufen die Prüfungen meist nur lokal. Das heißt: Wenn Mandanten Dateien über ein Kontaktformular oder per E-Mail einreichen, bleibt oft unklar, ob diese geprüft wurden, bevor sie in die Akte wandern. Das eröffnet gefährlichen Spielraum.
Letztlich bieten viele der klassischen Antivirenprogramme keine automatische Kontrolle bei internen Uploads. Wenn eure Mitarbeiter selbst Dateien in die E-Akte hochladen, fehlt häufig ein Prüfmechanismus. Genau diese Lücke kann im Alltag zu einer fatalen Infektionsquelle werden.
Was bedeutet das also?
Wer Virenschutz in Kanzleien ernst meint, braucht mehr als einen einfachen Scanner. Es braucht eine integrierte Sicherheitslösung, die speziell auf die Anforderungen juristischer Arbeit abgestimmt ist – und genau das bietet Justin Legal.
Virenschutz in Kanzleien: So schützt euch Justin Legal
Bei Justin Legal ist Virenschutz in Kanzleien nicht nur ein Add-on – sondern fester Bestandteil der digitalen Mandatsannahme. Unser integrierter Virenscanner greift an drei entscheidenden Stellen und schützt so eure Kanzlei dreifach vor gefährlichen Dateien – ganz ohne Mehraufwand für euch.
Schritt 1: Nur typische Dateiformate
Mandanten können über die digitalen Formulare nur gängige Dateiformate wie PDF oder Word hochladen. Exotische oder potenziell gefährliche Formate – wie ausführbare Dateien (bspw. .exe) – werden automatisch blockiert. So schließt ihr bereits die erste große Einfallstür für Schadsoftware.
Schritt 2: Automatische Signaturprüfung
Alle eingereichten Dateien durchlaufen im Hintergrund eine Signaturprüfung. Dabei erkennt das System, ob es sich um manipulierte oder ungewöhnlich aufgebaute Dateien handelt – auch bei bekannten Formaten wie DOCX. Schadhafte Dateien werden sofort blockiert, bevor sie in eure E-Akte gelangen.
Schritt 3: KI-gestützte Echtzeitprüfung
Justin Legal bietet zusätzlich eine KI-basierte Prüfung in Echtzeit. Diese erkennt auch neuartige oder noch unbekannte Viren – also sogenannte „blinde“ Schadsoftware, die von klassischen Scannern nicht erfasst wird. Damit schützt ihr euch auch vor Angriffen, die erst seit wenigen Stunden im Umlauf sind.
Bisher wurden alle schadhaften Dateien bereits durch die ersten beiden Schutzebenen erkannt. Die KI ist der zusätzliche Sicherheitsanker, auf den ihr euch verlassen könnt.
Das Beste daran: Ihr müsst nichts extra konfigurieren. Virenschutz in Kanzleien läuft bei Justin Legal komplett automatisiert im Hintergrund – ohne zusätzlichen Aufwand für euch oder euer Team.
Mit einer Einschränkung: Im Einsteiger-Tarif “Light” müsst ihr auf den dritten Schutz (KI-gestützte Echtzeitprüfung) verzichten. Dieses Feature ist nur in höheren Tarifen (ab Professional) verfügbar.
Fazit
Wenn ihr eine Kanzlei führt, steht ihr in der Verantwortung. Virenschutz in Kanzleien ist kein IT-Thema am Rande, sondern zentrale Voraussetzung für Vertrauen, Rechtssicherheit und Stabilität im Kanzleialltag.
Der klassische Virenscanner reicht dafür längst nicht mehr aus. Kanzleien brauchen integrierte, intelligente Lösungen – wie den dreifachen Schutz von Justin Legal: Von der Dateiformat-Kontrolle über die Signaturprüfung bis zur KI-gestützten Echtzeitanalyse schützt euch das System zuverlässig vor schadhafter Mandantenkommunikation.
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