WhatsApp und E-Mails sind bequem und schnell – doch für die Kommunikation mit Mandanten bergen sie jede Menge Risiken. Das A und O einer Kanzlei ist allerdings die Vertraulichkeit. Unzureichend geschützte Kommunikationswege können hier wie eine Sicherheitslücke wirken. Deshalb werden durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und berufsrechtliche Vorgaben wie die BRAO und BORA hohe Standards für den Umgang mit sensiblen Daten gesetzt.
Aber was bedeutet das nun für euch in der Praxis? Welche Fehler könnt ihr vermeiden, und welche Alternativen gibt es?
In diesem Artikel erfahrt ihr, welche Gefahren beim Verwenden von WhatsApp und E-Mail in der Mandantenkommunikation auftreten können und wie ihr eure Kommunikation rechtssicher und datenschutzkonform gestaltet.
WhatsApp & E-Mail mit Mandanten: Wo liegt das Problem?
WhatsApp und E-Mails sind im privaten oder beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Doch gerade in der Kommunikation mit Mandanten werden diese praktischen Tools schnell zur datenschutzrechtlichen Falle. Die DSGVO und eure beruflichen Verschwiegenheitspflichten machen klar: Nicht jeder Kanal ist für vertrauliche Informationen geeignet.
WhatsApp: Ein Datenschutz-Albtraum
WhatsApp ist in Deutschland die beliebteste Messenger-App. Allerdings werden eure Kontakte automatisch synchronisiert und auf Server außerhalb der EU übertragen – meistens ohne dass eure Mandanten überhaupt davon wissen. Dabei werden nicht nur Telefonnummern, sondern auch Metadaten verarbeitet, wie Standort oder Kommunikationsdauer.
Solche Daten sind zwar verschlüsselt, aber nicht gegen die Weitergabe geschützt. Und selbst die Business-Version von WhatsApp bietet hierfür keine Lösung. Das Problem: Nach Art. 32 DSGVO müsst ihr jedoch geeignete Maßnahmen treffen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Hier ist WhatsApp schlichtweg keine datenschutzkonforme Option.
Risiken bei E-Mails ohne Verschlüsselung
E-Mails gelten als Klassiker der digitalen Kommunikation, aber auch hier gibt es Fallstricke. Das Risiko lauert im Posteingang, denn unverschlüsselte E-Mails bieten Hackern ein leichtes Ziel.
Selbst mit Transportverschlüsselung bleibt der Inhalt der E-Mail oft ungeschützt. Für sensible Informationen, wie Verträge oder persönliche Daten eurer Mandanten, reicht das im Rahmen von Art. 32 DSGVO deshalb nicht aus.
Verletzung der Verschwiegenheitspflicht
Anwälte sind verpflichtet, alle Informationen der Mandanten streng vertraulich zu behandeln (§ 43a Abs. 2 BRAO). Unsichere Kommunikationskanäle, wie WhatsApp oder einfacherer E-Mail-Verkehr, gefährden diese Verschwiegenheit und können nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern auch einen Vertrauensverlust mit sich bringen. Immerhin verlassen sich eure Mandanten darauf, dass ihre sensiblen Daten bei euch sicher sind – eine Erwartung, die WhatsApp oder unverschlüsselte E-Mails kaum erfüllen können.
Berufsrechtliche Grundlagen: Was regeln BRAO und BORA?
Damit eure Kommunikation mit Mandanten rechtssicher bleibt, müsst ihr nicht nur die DSGVO, sondern auch die berufsrechtlichen Regelungen im Blick haben. BRAO und BORA legen klare Standards für den Umgang mit sensiblen Informationen fest. Doch wo liegen die Unterschiede, und wie passt das zusammen?
Gemäß § 43a Abs. 2 BRAO trifft euch als Anwälte also eine Verschwiegenheitspflicht. Das bedeutet, dass ihr jede Information, die ihr von Mandanten erhaltet, streng vertraulich behandeln müsst. Das gilt nicht nur für den Inhalt von Gesprächen, sondern auch für die Art und Weise, wie diese Informationen übermittelt werden.
Die gute Nachricht: Die BORA erlaubt euch grundsätzlich, digitale Kommunikationsmittel wie E-Mail zu nutzen – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Laut § 2 Abs. 2 Satz 5 BORA dürft ihr elektronische Kommunikationswege verwenden, wenn der Mandant zustimmt und ihr ihn über die möglichen Risiken aufgeklärt habt.
Allerdings gibt es eine wichtige Einschränkung: Diese Zustimmung entbindet euch nicht von den Anforderungen der DSGVO. Selbst wenn euer Mandant sagt „Kein Problem, schickt mir die Infos per WhatsApp“, müsst ihr sicherstellen, dass die Kommunikationsmittel den rechtlichen Standards genügen.
Konflikt zwischen BORA und DSGVO
Während die BORA euch gewisse Freiheiten bei der Wahl der Kommunikationswege einräumt, setzt die DSGVO strenge technische und organisatorische Maßnahmen voraus. Laut DSGVO dürft ihr Sicherheitsmaßnahmen nicht einfach durch die Zustimmung des Mandanten umgehen, da weder Anwälte noch Mandanten in der Regel alle Risiken unsicherer Kommunikation vollständig verstehen können. Das bedeutet, dass Aufkläung und Zustimmung allein nicht genügen, um von den datenschutzrechtlichen Anforderungen abzuweichen.
Alternativen zu gefährlichen Kommunikationsmitteln
Um Gefahren beim Verwenden von WhatsApp und E-Mail in der Mandantenkommunikation zu umgehen, solltet ihr sicherstellen, dass ihr Tools nutzt, die unkompliziert und modern, aber dennoch datenschutzkonform sind. Doch nicht alle Tools, die auf den ersten Blick praktisch erscheinen, erfüllen diese Anforderungen.
WhatsApp und auch die Mandantenkommunikation über private Nachrichten auf sozialen Netzwerken stellen für Kanzleien ein No-Go dar. Stattdessen solltet ihr lieber spezialisierte Kanzleisoftwares nutzen, die eine verschlüsselte Kommunikation ermöglichen und speziell für die Anforderungen von Kanzleien entwickelt wurden. Tools, die Sicherheit und Effizienz verbinden, sind beispielsweise Threema oder Signal.
Auch wenn E-Mails die Standard-Kommunikationsmittel im Kanzleialltag sind, gibt es Herausforderungen. Viele Kanzleien setzen deshalb auf transportverschlüsselte E-Mails. Das Problem: Die Transportverschlüsselung schützt nur den Übertragungskanal, nicht jedoch die Inhalte. Einmal abgefangen, können Hacker sensible Informationen problemlos lesen.
Eine gute Alternative ist daher eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der nur Sender und Empfänger auf die Inhalte zugreifen können. Wer diese Technik nicht einsetzt, riskiert nicht nur einen Verstoß gegen die DSGVO, sondern gefährdet auch die Verschwiegenheitspflicht.
Tipp: Informiert in jedem Fall eure Mandanten über die Vorteile sicherer Kommunikationswege und holt deren Zustimmung ein, bevor ihr digitale Kanäle nutzt. So seid ihr auf der sicheren Seite.
Wie wichtig der Einsatz von datenschutzkonformen Tools für Kanzleien ist, erklären wir auch in diesem Beitrag: Kein Typeform für Kanzleien – Sicherheitslücken bei Standard-Formularlösungen
Praktische Tipps für eine rechtssichere Mandantenkommunikation
Mit ein paar klaren Maßnahmen und den richtigen Tools könnt ihr Risiken minimieren und gleichzeitig eure Arbeitsprozesse effizienter machen. Hier sind unsere besten Tipps:
Sichere Kommunikationswege etablieren
Der erste Schritt zu einer rechtssicheren Kommunikation ist die Wahl der richtigen Werkzeuge. Unsichere Kanäle wie WhatsApp oder unverschlüsselte E-Mails sollten aus dem Kanzleialltag verschwinden. Setzt stattdessen auf datenschutzkonforme Alternativen, die eure Anforderungen erfüllen.
Kanzlei-Mitarbeiter schulen
Selbst die beste Technik nützt wenig, wenn sie nicht richtig eingesetzt wird. Schult eure Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit sicheren Kommunikationsmitteln. Sie sollten wissen, welche Risiken bei unsicheren Tools bestehen und wie sie mit datenschutzkonformen Alternativen arbeiten können. Ein gut geschultes Team ist eure beste Verteidigung gegen Datenpannen.
Mandanten aufklären
Viele Mandanten verstehen die Risiken unsicherer Kommunikationswege nicht. Klärt sie deshalb aktiv über die Vorteile sicherer Alternativen auf. Mit ihrer Zustimmung seid ihr nicht nur rechtlich abgesichert, sondern schafft auch Vertrauen.
Regelmäßige Sicherheitschecks durchführen
Die Anforderungen an die Datensicherheit entwickeln sich ständig weiter. Führt daher regelmäßige Sicherheitsprüfungen durch, um sicherzustellen, dass eure Tools und Prozesse den aktuellen Standards entsprechen. Eure Systeme sollten regelmäßig aktualisiert und eure Strategien an neue rechtliche Entwicklungen angepasst werden.
Datenschutz beginnt bei der Mandatsannahme
Noch bevor ihr einen Vertrag mit euren Mandanten unterschrieben habt, solltet ihr den Datenschutz sicherstellen. Mit der digitalen Mandatsannahme von Justin Legal habt ihr gleich mehrere Vorteile in einer Anwendung: geringerer Aufwand in der Mandatsannahme, mehr Effizienz in der Aktenarbeit und die Erfüllung strenger Sicherheits- und Datenschutzkriterien.
Wie Kanzleien mit modernen Lösungen wie der digitalen Mandatsannahme von Justin Legal sicherstellen können, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten und die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt werden können, erfahrt ihr hier: Datenschutz und digitale Mandatsannahme.
Fazit
Sicherheit geht vor! WhatsApp und unverschlüsselte E-Mails mögen auf den ersten Blick praktisch sein, doch für Kanzleien sind sie ein hohes Sicherheitsrisiko. Verstöße gegen die DSGVO oder eure berufliche Verschwiegenheitspflicht können Bußgelder und Vertrauensverluste nach sich ziehen – beides möchte niemand riskieren.
Die Lösung ist klar: Nutzt datenschutzkonforme Kommunikationswege wie verschlüsselte E-Mail-Dienste oder spezialisierte Kanzleisoftware. Damit bleibt ihr nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern zeigt auch euren Mandanten, dass euch ihre Daten am Herzen liegen. Zusätzlich sind eine gute Aufklärung eurer Mandanten und die regelmäßige Schulung eures Teams für eine sichere Mandantenkommunikation unerlässlich.
Setzt auf die richtigen Tools und Strategien und einer modernen und sicheren Kanzleiführung steht nichts mehr im Weg.
Ihr wollt mehr über digitale Lösungen für eure Kanzlei erfahren? In diesen Beiträgen erfahrt ihr, worauf moderne Kanzleien nicht verzichten sollten:
