Für alle, die tiefer einsteigen möchten, empfehlen wir ergänzend unseren Artikel zum Thema: KYC für Anwälte.

Warum KYC für Notare so wichtig ist

KYC, kurz für „Know Your Customer“, steht für die Pflicht zur Identifizierung und Überprüfung von Beteiligten bei bestimmten Geschäften. Was ursprünglich aus dem Finanzsektor stammt, ist heute auch für Notare bindend.

Gesetzliche Grundlagen

Laut § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG gehören Notare zu den sog. „Verpflichteten“, sobald sie an bestimmten Transaktionen mitwirken.

Besonders relevant sind dabei:

• die Begründung von Gesellschaften,
• die Kauf- oder Übertragung von Grundstücken und
• die Verwahrung oder Verwaltung von Vermögen.

Sobald eine dieser Tätigkeiten betroffen ist, gelten die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach §§ 10–17 GwG. Zu den klassischen KYC-Pflichten gehören:

• Identitätsprüfung
• Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter
• Risikobewertung
• Dokumentation und laufende Überwachung
• Meldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) bei Verdacht

Diese Prüfpflichten sind VOR der Beurkundung umzusetzen – ansonsten drohen nicht nur berufsrechtliche Konsequenzen, sondern auch hohe Bußgelder (§ 56 GwG).

KYC als Teil notarieller Sorgfaltspflichten

Im Unterschied zu Anwälten kommt euch im Notariat eine besondere Vertrauensstellung zu: Notare handeln stets neutral, unabhängig und sind zur besonderen Verschwiegenheit verpflichtet (§§ 14 ff. BNotO).

Gerade deshalb erwartet der Gesetzgeber eine besonders sorgfältige und strukturierte KYC-Prüfung. Wichtig ist dabei, dass KYC nicht nur als reine Formalie abgehakt wird.

Erfahrt in diesem Artikel mehr darüber, welche Kosten mit KYC tatsächlich verbunden sind und wo die größten Risiken lauern: Know Your Customer – Zwischen Aufwand, Kosten und Haftungsrisiken.

Herausforderungen in der notariellen Praxis

Die KYC-Pflichten für Notare sind eindeutig – ihre Umsetzung im Arbeitsalltag dagegen oft alles andere als einfach. Gerade im Notariat treffen formale Anforderungen auf zeitintensive Abläufe und sensible Mandantendaten.

Identifizierung: Wer ist überhaupt Beteiligter?

Schon bei der Frage, wen ihr prüfen müsst, beginnen die Herausforderungen. Denn je nach Sachverhalt sind mehrere Beteiligte zu identifizieren:

• Käufer und Verkäufer bei Grundstücksgeschäften
• Gesellschafter und Geschäftsführer bei Gesellschaftsgründungen
• Bevollmächtigte und wirtschaftlich Berechtigte in Treuhandfällen

Vor allem bei juristischen Personen und ausländischen Beteiligten kann die Prüfung schnell unübersichtlich werden.

Welche Dokumente sind notwendig?

Bei natürlichen Personen werden typischerweise folgende Unterlagen im KYC-Prozess verlangt:

• Gültiger Personalausweis oder Reisepass (hier müsst auch ihr die Gültigkeit prüfen)
• ggf. Meldebescheinigung (bei abweichendem Wohnsitz)

Bei juristischen Personen sind es diese Dokumente:

• Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate)
• Gesellschaftsvertrag oder Satzung
• Nachweis über die Vertretungsberechtigung (z. B. Geschäftsführerbestellung)
• ggf. Nachweis wirtschaftlich Berechtigter

Die Herausforderung: Viele dieser Unterlagen liegen (noch) nicht digital vor – und müssen händisch geprüft, kopiert und abgelegt werden. Dieser Prozess ist zeitintensiv und hierbei können leicht Fehler entstehen.

Organisatorischer Aufwand

Die KYC-Prüfung muss nachvollziehbar und beweisfest sein – soll gleichzeitig aber auch verhältnismäßig und datensparsam erfolgen. Ein Spagat, den viele Notariate nur mit großem Aufwand leisten können.

Nicht selten kommt es dabei zu ungenügend dokumentierten Prüfungen, fehlenden oder veralteten Unterlagen, einer daraus resultierenden fehlerhaften Risikoanalyse und schließlich der inkonsistenten Ablage der Dokumente.

Digitale Ansätze bei KYC für Notare

Auch wenn die Umsetzung der KYC-Pflichten oft ein bürokratischer Kraftakt ist, muss sie das nicht bleiben. Immer mehr Notare setzen auf digitale Lösungen, um Identitätsprüfungen rechtssicher, effizient und ressourcenschonend durchzuführen – ohne dabei die Integrität des Amts zu gefährden.

Digitale Identifikation und Dokumentenprüfung

Moderne digitale Tools ermöglichen es, die erforderlichen Dokumente medienbruchfrei zu erfassen und automatisiert auf Echtheit zu prüfen. Per Videoident oder eID kann die Identifizierung sogar ortsunabhängig erfolgen – datenschutzkonform und gerichtsfest.

Strukturierte digitale Mandatsannahme

Ein zentrales Problem bei der KYC-Prüfung: Die benötigten Informationen und Unterlagen kommen oft unsortiert, in mehreren Mails oder sogar in Papierform in das Notariat.

Wenn die Daten aber bereits im ersten Schritt bei einer digitalen Mandatsannahme erfasst werden, können diese im zweiten Schritt unkompliziert und völlig ohne Fehler in andere Formulare, Akten etc. übernommen werden.

Ein echter Mehrwert ergibt sich dadurch, dass KYC-Daten nicht nur digital erfasst, sondern direkt in eure Kanzleisoftware übertragen werden. So entsteht ein nachvollziehbares, gesetzeskonformes KYC-Profil ohne Mehraufwand.

Wie hier ein digitales Onboarding über Justin Legal helfen kann, erfahrt ihr in diesem Artikel: Justin Legal's Digitale Mandatsannahme – In 3 Minuten kostenlos starten.

Fazit

Die Umsetzung von KYC-Pflichten im Notariat ist mehr als ein lästiger Compliance-Check – sie ist Ausdruck rechtlicher Integrität, Sorgfalt und moderner Berufsausübung. Wer die gesetzlichen Anforderungen ernst nimmt, schützt sich nicht nur vor Sanktionen, sondern schafft auch Vertrauen bei Mandanten, Behörden und der Öffentlichkeit.

Gleichzeitig gilt: Die Herausforderungen in der Praxis lassen sich durch digitale Ansätze spürbar entschärfen. Von der automatisierten Identifikation über die digitale Mandatsannahme bis zur risikoorientierten Bewertung – digitale Lösungen ermöglichen es, KYC für Notare effizient, rechtssicher und nachvollziehbar umzusetzen.