KYC-Pflichten für Anwälte nach dem Geldwäschegesetz

Die KYC-Pflichten für Anwälte finden ihre rechtliche Grundlage im Geldwäschegesetz (GwG).

KYC ist heute deshalb für Anwälte unverzichtbar, weil ihr in bestimmten Konstellationen als „Verpflichtete“ im Sinne des GwG gilt (§ 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG). Das betrifft insbesondere:

• die Mitwirkung bei Immobiliengeschäften,
• die Gründungen von Gesellschaften,
• die Verwaltung von Vermögensgegenständen, Geld, Wertpapieren oder Treuhandverhältnissen.

Sobald eine dieser Tätigkeiten vorliegt, gelten umfangreiche KYC-Pflichten – unabhängig davon, ob es sich um ein einmaliges Mandat oder eine langfristige Beratung handelt.

Und es gilt: Keine Mandatsannahme ohne vorherige Identifizierung. Verstöße dagegen können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen – ganz zu schweigen vom Reputationsschaden.

Welche Pflichten gelten konkret?

Die §§ 10 bis 17 GwG regeln die allgemeinen Sorgfaltspflichten. Aber auch außerhalb dieser Normenkette finden sich weitere wichtige Pflichten für Anwälte, die ihr beachten solltet. Die wichtigsten sind folgende:

• Identifizierung des Mandanten, inkl. Prüfung von Ausweisdokumenten (§ 11 GwG),
• Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten (§ 11 Abs. 5 GwG),
• Risikobewertung und laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 GwG),
• Dokumentation und Aufbewahrung der erhobenen Informationen (§§ 8, 10 Abs. 1 Nr. 4 GwG),
• Meldepflichten bei Verdachtsmomenten (§ 43 GwG).

Seit dem 01.01.2024 gilt außerdem: Alle Verpflichteten müssen sich bei der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) registrieren – auch wenn aktuell kein Verdachtsfall vorliegt (§ 45 Abs. 1 GwG).

KYC für Anwälte: Der Prozess in der Praxis

In der Theorie sind die gesetzlichen Vorgaben zum KYC-Prozess klar – in der Praxis jedoch oft schwer umzusetzen. Viele Kanzleien sind unsicher, wie tief die Prüfung gehen muss, welche Dokumente nötig sind und wo sie im Alltag ansetzen sollen.

Identifizierung natürlicher und juristischer Personen

Am Anfang jedes KYC-Prozesses steht die Identitätsprüfung. Bei natürlichen Personen müsst ihr ein gültiges Ausweisdokument einsehen und dokumentieren. Bei juristischen Personen (z. B. GmbHs) ist die Rechtsform zu prüfen, inklusive Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag und Vertretungsregelung.

Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten

Wirtschaftlich Berechtigter ist, wer mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte hält – oder wer auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt (§ 3 Abs. 1 GwG). Diese Information müsst ihr aktiv einholen, dokumentieren und im Zweifel auch plausibilisieren.

Risikobewertung und fortlaufende Überwachung

Ihr seid verpflichtet, das Risiko jeder Mandatsbeziehung individuell einzuschätzen – etwa anhand von:

• der Herkunft des Mandanten,
• der Art des Geschäfts,
• Auffälligkeiten bei der Kommunikation oder Zahlungsweise,
• ob der Mandant eine politisch exponierte Person (PEP) ist.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Diese Bewertungen und alle weiteren erhobenen Daten sollten schriftlich dokumentiert, mindestens fünf Jahre aufbewahrt (§ 8 GwG) und bei Bedarf aktualisiert werden – insbesondere bei länger laufenden Mandaten.

Geschehen innerhalb dieser Pflichtenkette Fehler, wie die generell “vergessene Prüfung” bei vermeintlich harmlosen Mandanten, die unkorrekte Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten, oder der lückenhaften Aufbewahrung der Dokumentation, kann es zu Problemen bei der Prüfung durch die FIU kommen.

Solche Fehler könnten euch nicht nur ein Bußgeld einbringen, sondern auch ein berufsrechtliches Verfahren (§ 50 GwG i. V. m. § 113 BRAO).

Digitale Lösungen für KYC-Compliance

Wie ihr seht, sind die KYC-Pflichten komplex. Mit den richtigen digitalen Tools aber lassen sie sich zuverlässig und effizient in euren Kanzleialltag integrieren. Moderne Legal-Tech-Lösungen automatisieren viele manuelle Schritte, reduzieren das Fehlerrisiko und sorgen für strukturierte Dokumentation.

Diese Lösungen setzen zum Beispiel direkt bei der Erfassung und Prüfung von Ausweisdokumenten an und digitalisieren diese – inklusive der Validierung und dem Abgleich mit Sanktionslisten und PEP-Datenbanken. Auch wirtschaftlich Berechtigte können durch automatische Registerabfragen schnell ermittelt werden.

Die Vorteile digitaler KYC-Systeme sprechen für sich:

• Zeitersparnis: Kein händisches Kopieren, Einscannen oder Ablegen.
• Rechtssicherheit: Automatisierte Prozesse sind weniger fehleranfällig und dokumentieren lückenlos.
• Transparenz: Bei Prüfungen durch Aufsichtsbehörden könnt ihr jederzeit nachvollziehen, wann welche Informationen eingeholt und wie dokumentiert wurden.
• Compliance-by-Design: KYC wird zum festen Bestandteil eurer Mandatsannahme – ohne Mehraufwand.

Digitale Formulare, klare Uploadregeln und nachvollziehbare Prozesse helfen euch nicht nur bei der KYC-Compliance, sondern auch bei der allgemeinen Kanzleiorganisation.

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Fazit

KYC für Anwälte ist längst mehr als eine bürokratische Pflicht. Es geht um rechtliche Verantwortung, Schutz vor Geldwäsche – und um das Vertrauen eurer Mandanten. Wer seine Prüfpflichten ernst nimmt, schützt nicht nur sich selbst vor Bußgeldern, sondern stärkt auch die Seriosität und Sicherheit der eigenen Kanzlei.

Gleichzeitig ist klar: Der Aufwand muss effizient handelbar bleiben. Digitale Lösungen wie KYC-Tools oder integrierte Mandatsannahmesysteme nehmen euch viele Schritte ab – von der Identitätsprüfung bis zur automatischen Dokumentation.

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