Welcher Aufwand steckt hinter Know Your Customer?
Know Your Customer ist nicht einfach nur ein Formular, das man einmal ausfüllt. Denn da steckt um einiges mehr dahinter.
Es ist ein laufender Prozess, der je nach Mandatstyp unterschiedlich viel Aufwand verursachen kann. Gerade für Kanzleien, die mit wirtschaftsrechtlichen oder immobilienbezogenen Mandaten arbeiten, ist KYC täglich relevant.
Was gehört konkret dazu?
Die wichtigsten Pflichten für Verpflichtete finden sich in den §§ 8 ff. GwG:
- Identitätsprüfung: Ausweisdokumente und wichtige Informationen zur Identifikation einsehen, kopieren und prüfen (§ 11 GwG).
- Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln: Das kann besonders bei juristischen Personen oft zeitaufwendig sein.
- Risikobewertung durchführen: Einschätzen, ob PEPs, Auslandsgeschäfte oder ungewöhnliche Strukturen vorliegen.
- Dokumentation und laufende Überwachung: Sämtliche Informationen müssen vollständig erfasst und fünf Jahre archiviert werden (§ 8 GwG). Bei längerfristigen Mandaten müssen Änderungen nachverfolgt werden.
- Meldepflichten bei Verdachtsmomenten: Liegen Tatsachen vor, die darauf hindeuten, dass der Mandant wirtschaftsrechtlich nicht im Reinen ist, so muss dies unverzüglich der Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) gemeldet werden (§ 43 GwG).
Stolperfallen im Kanzleialltag
Bei dieser Reihe an Pflichten kommt es nicht selten dazu, dass sich Fehler einschleichen. Diese Fehler könnten euch dabei nicht nur ein Bußgeld einbringen, sondern auch ein berufsrechtliches Verfahren.
Häufig kommt es vor, dass die Prüfung einfach schlicht vergessen wird, beispielsweise bei langjährigen Mandanten. Zudem werden oft die wirtschaftlich Berechtigten nicht richtig dokumentiert oder es wird kein schriftlicher Nachweis über die Risikobewertung geführt.
Eine schlecht strukturierte und nicht digitalisierte Kanzleiführung bringt hier weitere Probleme. Wenn Unterlagen verstreut herumliegen – im E-Mail-Postfach, auf dem Server, im Aktenschrank – dann wird eine saubere Prüfung immer schwerer.
Und auch schon bei selbst geringer Fallzahl ist Know Your Customer ein organisatorischer Faktor, der frühzeitig strukturiert werden sollte – sonst wird es im Prüfungsfall schnell unübersichtlich.
Was kostet Know Your Customer wirklich?
Die häufigste Befürchtung in Kanzleien lautet: „Das kostet uns nur Zeit und bringt nichts ein.“
Aber ist das wirklich so? Hier sind die direkten Kostenfaktoren:
- Zeit pro Mandat: Je nach Komplexität (z. B. Gesellschaft mit Holdingstruktur) kann eine KYC-Prüfung 15 – 60 Minuten dauern.
- Mitarbeiterressourcen: Wer KYC nebenbei erledigt, riskiert Fehler – wer es ordentlich macht, muss dafür aber Personal oder Kapazität einplanen.
- Schulungen: Das GwG verlangt zudem die regelmäßige Fortbildung der Beschäftigten (§ 6 Abs. 2 Nr. 5 GwG).
Kurz gesagt: Ja, KYC kostet – aber nicht immer Geld.
Neben diesen direkten Kostenpunkten sind nämlich auch solche Faktoren zu berücksichtigen, die für eure Kanzlei auf den zweiten Blick teuer werden können, falls der KYC-Prozess nicht ungenau durchgeführt wird.
Indirekte oder „versteckte“ Kosten entstehen beispielsweise dadurch, dass sich bei schlecht strukturierter Identifikation Verzögerungen auftun. Dadurch kann es passieren, dass potenzielle Mandanten nach dem Erstkontakt bereits abspringen.
Auf der anderen Seite berichten Kanzleien, die Know Your Customer bewusst digital strukturiert haben, dass der Mandatsannahmeprozess wesentlich klarer und einfacher abläuft und auch langfristig weniger Rückfragen aufkommen und Nacharbeiten reduziert werden.
Wenn Risiken teuer werden
Wer KYC-Pflichten vernachlässigt, riskiert allerdings mehr als nur formale Fehler. Gerade im anwaltlichen Bereich sind die Konsequenzen rechtlich, wirtschaftlich und reputativ spürbar – und das oft erst dann, wenn es zu spät ist.
Die FIU und die Rechtsanwaltskammern können unangekündigte Prüfungen vornehmen.
Und je schlechter eure Dokumentation, desto angreifbarer seid ihr.
Wenn hier Verstöße gegen das Geldwäschegesetz festgestellt werden, müsst ihr mit hohen Bußgeldern von bis zu 1 Mio. € oder mehr rechnen und daneben auch berufsrechtliche Konsequenzen hinnehmen.
Dabei dürft ihr nicht vergessen: Mandanten vertrauen euch ihre sensibelsten Daten an. Wenn bekannt wird, dass KYC-Prüfungen nicht ernst genommen werden, kann das zu erheblichem Imageverlust führen – gerade im Unternehmens- oder Steuerumfeld. Auch Medienberichte über Bußgelder oder Prüfverfahren können negative Außenwirkung entfalten.
Insgesamt gilt also hier, wie auch bei vielen anderen regulatorischen Pflichten: Ein ordentlicher Prozess verursacht zunächst Aufwand – spart aber im Ernstfall erhebliche Folgekosten.
Fazit
Know Your Customer ist ein wichtiger Teil eurer beruflichen Sorgfaltspflichten. Diese Pflichten zu erfüllen bedeutet für euch zunächst zusätzlichen Aufwand – sowohl zeitlich wie auch organisatorisch und finanziell.
Wer aber die Risiken eines mangelhaften und unsauberen KYC-Prozesses ignoriert, nimmt im Zweifel höhere Kosten durch beispielsweise Bußgelder oder Reputationsverlust hin.
Der Schlüssel liegt also in einem strukturierten und realistischen Umgang mit dem Thema. Wenn eure Kanzlei die Prüfung klar definiert, Standards setzt und die Verantwortung im Team verteilt, muss auch Know Your Customer nicht kompliziert sein.
