Warum dauerhafte Erreichbarkeit heute so wichtig ist

Die Anforderungen an Kanzleien haben sich verändert. Mandanten sind es gewohnt, in ihrem Alltag jederzeit die Informationen abrufen zu können, die sie gerade brauchen. Genauso wie die dauerhafte Kommunikation mit diversen Dienstleistern – von Online-Banking über Lieferdienste bis zur Arztpraxis.

Natürlich überträgt sich diese Erwartungshaltung zunehmend auch auf den Rechtsmarkt.

Verschiedenste Umfragen zeigen, dass über 70 % der Ratsuchenden eine Rückmeldung ihrer Kanzlei spätestens am nächsten Werktag erwarten – viele sogar innerhalb weniger Stunden.

Wer hier nicht mithält, verliert nicht nur potenzielle Mandate oder riskiert sinkende Mandantenzufriedenheit. Nicht selten finden sich zudem 1-Stern-Google-Bewertungen allein aus dem Grund, dass ihr in eurer Kanzlei nicht erreichbar wart, als der Mandant es brauchte.

Hinzu kommt: In rechtlich sensiblen Situationen – etwa bei arbeitsrechtlichen fristlosen Kündigungen – ist zeitnahe Kommunikation entscheidend, um Vertrauen aufzubauen und rechtzeitig handeln zu können.

Zwar verpflichtet euch das anwaltliche Berufsrecht nicht zur 24/7-Erreichbarkeit, doch der Wettbewerb und die steigenden Erwartungen setzen faktisch neue Standards. Besonders in Ballungsräumen, wo Mandanten zwischen vielen Kanzleien wählen können, wird Erreichbarkeit zunehmend zum Qualitätsmerkmal.

Strukturelle Lösungen: So erhöht ihr eure Erreichbarkeit als Anwalt sinnvoll

Was früher durch ein Anrufbeantworterband abgedeckt war, reicht längst nicht mehr aus. Aber wie könnt ihr eure Erreichbarkeit als Anwalt strukturell verbessern – ohne eure Belastung ins Unermessliche zu steigern?

Digitale Kontaktwege schaffen – und richtig nutzen

Viele Kanzleien haben zwar eine Website – aber keine klaren digitalen Kontaktkanäle. Und auch, wenn Mandanten ihr Anliegen über ein Kontaktformular an eure Kanzlei senden können, ersetzt dies kein strukturiertes Mandanten-Onboarding.

Lies außerdem unseren Artikel zum Thema: Die Kanzlei-Website – Warum eine gute Landingpage so wichtig ist (Link noch einfügen)

Tools wie die digitale Mandatsannahme von Justin Legal bieten direkt passend zu dem Anliegen des Mandanten in verschiedensten Rechtsgebieten digitale Formulare, durch die eure Mandanten automatisch und leicht verständlich durchgeführt werden und somit ein echtes Gefühl vermittelt wird, dass sich jetzt schon ihrem Anliegen angenommen wird.

Mandanten wollen nicht bloß “eine Nachricht hinterlassen”. Sie wollen wahrgenommen werden. Statt eines generischen Kontaktformulars oder der klassischen Empfangsbestätigungs-Mail bieten die intelligenten, rechtsgebietsbezogenen Formulare von Justin Legal dem Mandanten ein sofortiges Erlebnis:

• Der neue Mandant wird durch klare Fragen geführt.
• Er kann bereits im Onboarding relevante Dokumente hochladen.
• Er kann die Bearbeitung des Formulars jederzeit pausieren und zu einem passenden Zeitpunkt fortsetzen.
• Er weiß, dass seine Anfrage vollständig ist.
• Er bekommt nach dem Absenden an eure Kanzlei eine direkte Bestätigung.
• Er sieht: Eure Kanzlei ist strukturiert, digital und erreichbar.

Die digitale Mandatsannahme hilft durch viele Vorteile dabei, auch außerhalb der Öffnungszeiten qualifizierte Anfragen zu erhalten. Und nach dem digitalen Onboarding seid ihr perfekt vorbereitet, um im folgenden ersten persönlichen Gespräch direkt auf das Anliegen eures Mandanten einzugehen.

Mehr über die Vorteile der digitalen Mandatsannahme von Justin Legal erfahrt ihr hier: Digitale Formulare für Anwälte – Online Formulare als digitale Mandatsannahme für Kanzleien

Chatbots und intelligente Rückrufsysteme einsetzen

Ein intelligenter Chatbot auf eurer Website kann erste Fragen beantworten oder sogar das Anliegen vorqualifizieren. Das ist kein Ersatz für ein persönliches Gespräch, aber eine enorme Hilfe – besonders nach Feierabend oder an Wochenenden. Zusätzlich könnt ihr Rückrufwünsche automatisiert erfassen und am nächsten Werktag gezielt reagieren.

Teaminterne Kommunikation verbessern

Viele Erreichbarkeitsprobleme entstehen intern: Wer ist für was zuständig? Wer ruft zurück? Wer kennt den Fall?

Mit klarer Aufgabenverteilung und Kollaborationstools wie digitalen Akten oder Aufgaben-Boards sorgt ihr dafür, dass jede Anfrage bei der richtigen Person landet – ohne doppelte Arbeit oder verlorene Infos.

Realistische Erwartungssteuerung

Erreichbarkeit heißt nicht 24/7-Bereitschaft. Wichtig ist, den Mandanten transparent zu zeigen, wann und wie sie euch erreichen können – und wann sie eine Antwort erwarten dürfen.

Eine gut formulierte Bestätigungs-E-Mail, ein Hinweis im Kontaktformular oder feste Rückrufzeiten auf der Website helfen, die Erwartungen realistisch zu halten.

Fazit

Erreichbar sein heißt, strukturiert zu sein. Zugänglichkeit, Transparenz und Reaktionsfähigkeit sind die Qualitäten, die Mandanten von eurer Kanzlei ab der ersten Minute an erwarten – und sie sind entscheidend darüber, ob ihr das Mandat bekommt oder nicht.

Dabei bedeutet dauerhafte Erreichbarkeit keinesfalls, ständig im Büro sitzen zu müssen. Es geht darum, klare Strukturen durch digitale Lösungen – wie der digitalen Mandatsannahme – zu schaffen, die Anfragen auffangen und für die persönliche Beratung vorsortieren. Wenn ihr eure Prozesse optimiert, wirkt ihr nicht nur moderner, sondern reduziert auch internen Stress und vermeidet Chaos.

Also: Gute Erreichbarkeit ist keine Frage von Dauer – sondern von System.

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