21.10.2024

Digitale Formulare für Anwälte

Online Formulare als digitale Mandatsannahme für Kanzleien

Rechtsanwälte und Notare mit digitalen Formularen

Stell dir vor, du könntest die endlosen Papierstapel und komplizierte Formulare in deiner Kanzlei hinter dir lassen und effizienter arbeiten. Digitale Formulare sind hier die beste Lösung für Anwälte, denn mit ihnen wird diese Herausforderung ein Kinderspiel! Die Digitalisierung nimmt heutzutage jeden Bereich ein und besonders in der Rechtsbranche entwickeln sich tagtäglich neue digitale Lösungen. Die Mandantenbedüfnisse haben sich geändert. Mandanten erwarten heute einen immer schneller werdenden und unkomplizierten Service – auch von eurer Kanzlei. Legal Tech hat sich diesen Herausforderungen angenommen. In diesem Artikel zeigen wir dir, wie digitale Formulare deinen Kanzleialltag nachhaltig zum Positiven verändern können.

Was sind digitale Formulare und wie funktionieren sie?

Niemand will mehr in der Kanzlei erscheinen müssen, um dort aufwendig Formulare per Hand auszufüllen, wenn alles viel einfacher digital gehen kann. Digitale Formulare bieten für Anwälte eine innovative Lösung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler vermeidet und die Mandatsannahme optimiert.

Digitale Formulare sind elektronische Versionen der klassischen Papierformulare. Sie werden durch Softwarelösungen erstellt und können online ausgefüllt und gespeichert werden. Dadurch ermöglichen sie eine einfache Automatisierung von Standardprozessen und lassen sich individuell auf die Bedürfnisse einer Kanzlei anpassen.

Statt Mandanten per Post lange Formulare zuzusenden oder diese erst beim Erstgespräch vorzulegen, kann eure Kanzlei, die digitalen Formulare nutzen und das Onboarding für die Mandatsannahme direkt digital durchführen. Besonders in Rechtsgebieten wie dem Miet- oder Erbrecht, wo häufig standardisierte Formulare zum Einsatz kommen, bieten digitale Lösungen enorme Vorteile.

Diese Rechtsgebiete sind mit eurem Justin Legal Abo für die digitale Mandatsannahme bereits abgedeckt:

  • Arbeitsrecht
  • Erbrecht
  • Familienrecht
  • Handels- / Gesellschaftsrecht
  • Hochschulrecht
  • Kirche
  • Mietrecht
  • Notarielle Urkunden
  • Öffentliches Baurecht
  • Verkehrsrecht

Digitale Formulare für Anwälte: Das sind die Vorteile

Der Einsatz von digitalen Formularen bringt für Anwälte zahlreiche entscheidende Vorteile mit sich – sie sind ein wahrer Effizienz-Booster im Kanzlei-Alltag.

Erstens spart ihr durch automatisierte Workflows wertvolle Zeit. Was früher manuell ausgefüllt, überprüft und in Akten abgelegt werden musste, passiert jetzt digital und viel schneller. Und wie jeder weiß: Zeit ist Geld!

Mit den digitalen Formularen von Justin Legal spart du im Durchschnitt 2 Stunden und 60 Euro pro Mandant.

Ein weiterer Vorteil: Fehler werden minimiert. In digitalen Formularen werden alle Felder vorher festgelegt und automatische Validierungen sorgen dafür, dass die Informationen korrekt eingegeben werden.

Außerdem können diese Formulare egal zu welcher Zeit und egal an welchem Ort weiter bearbeitet und ergänzt werden und durch die übersichtliche Darstellung wird direkt klar, welche Aspekte schon vollständig sind und wo noch Informationen fehlen.

Zudem erleichtern digitale Formulare die Kommunikation mit Mandanten. Einfache Online-Formulare ermöglichen es, dass Mandanten ihre Daten bequem von zu Hause aus eingeben und übermitteln können. Für die Mandanten fühlt sich das wie ein 24-7-Service an. Zusätzlich wird nicht nur Papier gespart, sondern auch lange Wartezeiten auf Postwege.

Ein weiterer großer Vorteil liegt in der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen. Digitale Formulare können so konfiguriert werden, dass sie den Anforderungen der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen. Sensible Daten sind verschlüsselt und sicher, und du musst dir keine Sorgen um verlorene Papierdokumente machen.

Wie wichtig der Datenschutz bei der digitalen Mandatsannahme ist, und wie moderne Lösungen wie die von Justin Legal sicherstellen können, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten und die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt werden, erfährst du hier.

Für welche Rechtsgebiete eignen sich digitale Formulare?

Digitale Formulare finden in vielen Rechtsgebieten Anwendung, da sie sich flexibel an die Bedürfnisse unterschiedlicher Kanzleien anpassen lassen.

Digitale Formulare für den Nachlass und co.

Im Erbrecht bieten digitale Formulare eine schnelle Möglichkeit, Nachlassverzeichnisse oder Testamentsentwürfe zu generieren. Digitale Formulare können aber auch dafür genutzt werden, das Erbe anzutreten oder auszuschlagen, den Pflichtteil zu prüfen, oder den Erbschein zu beantragen.

Im Arbeitsrecht beispielsweise können Abmahnungen oder Kündigungsschreiben standardisiert und digital erstellt werden.

Und auch im Mietrecht können Mietverträge oder Mieterhöhungsverlangen einfach automatisiert werden. Den Einsatzmöglichkeiten sind nahezu keine Grenzen gesetzt.

100 Rechtsthemen: Mit Justin Legal könnt ihr bereits auf fast 100 Rechtsthemen zugreifen, die mit digitalen Formularen bearbeitet werden können und die Anzahl steigt stetig. Hier kannst du dir die verfügbaren Formulare anschauen und sie kostenlos testen!

Gesetzlich basiert die Nutzung digitaler Formulare unter anderem auf den Regelungen der §§ 126 und 126a BGB, die die elektronische Form und Signatur festlegen. Diese Regelungen stellen sicher, dass digitale Dokumente genauso rechtswirksam sind wie Papierdokumente.

So integriert ihr digitale Formulare erfolgreich auf eurer Kanzlei-Website

Der erfolgreiche Einsatz von digitalen Formularen erfordert ein paar technische und organisatorische Anpassungen.

Zunächst ist es wichtig, eine geeignete Softwarelösung zu wählen, die sich leicht in bestehende Systeme integrieren lässt. Diese sollte benutzerfreundlich sein und keine lange Einarbeitung erfordern. Außerdem sollte euer Team geschult werden, damit alle Mitarbeiter die digitalen Formulare korrekt nutzen können.

Bereit für die digitale Mandatsannahme? In einem Online-Termin führen wir euch die Anwendung von Justin Legal live vor und beraten euch gerne. Natürlich zeigen wir euch und eurem Team die Möglichkeiten mit Justin Legal auch gerne in einem Schulungstermin.

Für eine reibungslose Umstellung sind auch rechtliche Aspekte wichtig: Digitale Formulare müssen die Anforderungen der DSGVO erfüllen, besonders in Bezug auf die Datensicherheit. Zudem sollten Kanzleien abwägen, welche Formulare digitalisiert werden sollen, um den größten Nutzen zu erzielen.

Digitalisierung in nur 3 Schritten

Die digitale Mandatsannahme von Justin Legal erfordert keine Initialkosten, keine komplizierte Installation und kein aufwändiges IT-Projektmanagement.

Ihr beginnt einfach mit der Erstellung eures Accounts. In nur 2 Minuten könnt ihr mit einer kostenlosen Testphase beginnen.

Dann wählt ihr, welche Rechtsthemen euren Mandanten angeboten werden sollen und zuletzt könnt ihr das Erscheinungsbild von Justin Legal an euer Kanzlei-Design individuell anpassen.

Fazit

Digitale Formulare bieten eine zukunftsweisende Lösung für Anwälte, um Mandanten effizienter zu betreuen und alltägliche Arbeitsprozesse zu optimieren. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler und ermöglichen eine unkomplizierte Kommunikation mit Mandanten – und das alles datenschutzkonform.

Die Umstellung auf digitale Formulare dauert nicht lange und die Vorteile, die sich daraus langfristig ergeben, können sich sehen lassen. Besonders im Zusammenspiel mit künstlicher Intelligenz könnte diese Technologie die Rechtsbranche nachhaltig verändern.

Einfach ausprobieren – Startet jetzt eure kostenfreie Testphase!

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