Trotz der vielen Möglichkeiten, die sich im Wege des digitalen Umbruchs für Kanzleien ergeben, hat er bereits jetzt teils schon dazu geführt, dass offene Stellen im Sekretariat nur schwer zu besetzen sind. Der Fachkräftemangel im Sekretariat führt nicht selten zu einer Überbelastung und Qualitätsverlust in der Mandantenbetreuung.
Doch was kann man dagegen tun? Genau das und wie ihr Weiterbildung in eurer Kanzlei mit der Fortbildungsakademie Klein fördern lassen könnt, erfahrt ihr in diesem Artikel.
Ursachen für den Fachkräftemangel im Sekretariat
Für die Rentabilität von Kanzleien stellt der anhaltende Fachkräftemangel eine entscheidende Herausforderung dar. Die Ursachen hierfür kommen aus unterschiedlichen Richtungen.
Demografischer Wandel
Die „Babyboomer“-Generation verlässt den Arbeitsmarkt. Fast alle Branchen sind davon betroffen, doch im juristischen Sektor spüren Kanzleien den demografischen Wandel besonders stark. Viele erfahrene ReFas und Bürokräfte, die über Jahrzehnte in Kanzleien tätig waren, gehen in den kommenden Jahren in den Ruhestand und gleichzeitig rückt kaum jemand nach.
Viele junge Menschen wissen gar nicht, was Rechtsanwaltsfachangestellte genau machen. Das Berufsbild ist oft nicht präsent genug, um das Interesse zu wecken. Dieser Generationswechsel wirkt sich spürbar und direkt auf die Kapazitäten im Kanzleibetrieb aus.
Attraktivität des Berufsbildes
Leider gilt auch das Berufsbild der Rechtsanwaltsfachangestellten bei jungen Menschen als wenig attraktiv. Die vergleichsweise relativ geringe Vergütung und das begrenzte Aufstiegspotenzial sind nur zwei der häufig genannten Gründe.
Viele junge Fachkräfte entscheiden sich oft lieber für Berufe, die digitale Arbeitsweisen, höhere Karrierechancen oder flexiblere Arbeitsmodelle bieten. Auch der Stressfaktor im Sekretariat, bedingt durch strikte Fristen und hohe Anforderungen, trägt dazu bei, dass sich viele Berufseinsteiger von diesem Berufsbild abschrecken lassen.
Digitaler Wandel
Wir alle merken es Tag für Tag immer mehr: Mit der zunehmenden Digitalisierung der Rechtsbranche hat sich die Arbeit in Kanzleien stark verändert – und oft hinken Kanzleien hinterher.
Viele ältere Fachkräfte fühlen sich durch den Einsatz digitaler Prozesse überfordert. Jüngere Mitarbeiter können währenddessen häufig aufgrund fehlender Infrastruktur oder Schulungen das Potenzial der Digitalisierung und neuer Legal Tech Lösungen nicht ausschöpfen.
Folgen des Fachkräftemangels bei Kanzleien
Der Mangel an qualifizierten ReFas hat direkte Folgen: Überlastung des bestehenden Teams, Einschränkungen im Kanzleibetrieb und letztendlich auch der Verlust von Mandaten.
Wenn Stellen im Sekretariat unbesetzt bleiben, müssen die vorhandenen Mitarbeiter die Arbeit kompensieren. Mehr Arbeitsbelastung und verlängerte Arbeitszeiten führen zu Stress und Frust im Team, was sich direkt auf die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter auswirkt.
Fehlende Kapazitäten wirken sich auch auf die Mandantenbetreuung aus. Das bedeutet, dass Mandantenanfragen möglicherweise nicht sofort beantwortet und Aufgaben nicht so gründlich erledigt werden können, wie es normalerweise der Fall wäre. Ein solcher Qualitätsverlust kann langfristig das Image der Kanzlei schädigen und zu Mandatsverlusten führen.
Das wirkt sich auch direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit vieler Kanzleien aus. Besonders kleinere Kanzleien haben oft Schwierigkeiten, mitzuhalten.
Maßnahmen gegen den Fachkräftemangel im Sekretariat
Der Fachkräftemangel ist eine Herausforderung. Aber mit gezielten Maßnahmen könnt ihr den Beruf der Rechtsanwaltsfachangestellten attraktiver gestalten und mehr qualifizierte Fachkräfte für eure Kanzlei gewinnen.
Attraktivität des Berufs steigern
Ihr wollt gute Leute gewinnen und sie binden? Dann müsst ihr auch was bieten!
Eine faire und wettbewerbsfähige Vergütung ist ein guter Anfang. Benefits wie Fahrtkostenzuschüsse, Essensgutscheine oder Zuschüsse für Fitnessangebote zeigen euren Mitarbeitern, dass sie wertgeschätzt werden und ihr Wohlbefinden wichtig für euch ist. Denkt dabei auch an Flexibilität: Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice-Optionen sind heute ein Muss, um eine gesunde Work-Life-Balance zu ermöglichen.
Ausbildung und Weiterbildung fördern
Viele junge Menschen wissen gar nicht, was ReFas genau tun. Hier könnt ihr aktiv werden und Kooperationen mit Schulen oder Berufsschulen eingehen, um den Nachwuchs frühzeitig anzusprechen. Und wenn es um die bestehenden Mitarbeiter geht, solltet ihr für kontinuierliche Weiterbildung sorgen.
Um Berufsanfängern den Einstieg in die Rechtsbranche zu erleichtern oder Wiedereinsteigern eine solide Grundlage sowie eine hochwertige Weiterbildung zu ermöglichen, bieten Bildungsgutscheine eine wunderbare Möglichkeit. Diese können berufsbegleitend oder auch Vollzeit wahrgenommen werden.
Profitipp:
Der Kurs „Fit für die Anwaltskanzlei“ der Fortbildungsakademie Klein ist ein großartiges Angebot, bei dem eure ReFas alles lernen, was sie für die tägliche Arbeit in der modernen Kanzlei brauchen – von digitaler Aktenführung über Büroorganisation bis hin zu praxisnahen Rechtsgrundlagen. Und das beste: Der Kurs wird zu 100 % staatlich finanziert. Mehr erfahren unter diesem Link.
Digitalisierung nutzen
Moderne Technik kann die Arbeit eures Teams erheblich vereinfachen, wenn sie richtig eingesetzt wird. Und dabei ist sie ein echter Anreiz für junge Fachkräfte. Mit Legal Tech Lösungen könnt ihr viele Routineaufgaben wie Fristenüberwachung, Dokumentenmanagement und sogar die Mandatsannahme automatisieren.
Das schafft nicht nur Entlastung, sondern gibt euren Mitarbeitern auch die Möglichkeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Die digitale Aktenführung sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen jederzeit und von überall abrufbar sind.
Aber: Die beste Technik bringt nichts, wenn eure Mitarbeiter nicht damit umgehen können. Es ist also entscheidend, dass eure Mitarbeiter im Umgang mit neuen Tools und digitalen Prozessen geschult werden, damit sie effizient arbeiten können.
Ein wahrer Effizienz-Booster für eure Kanzlei ist die digitale Mandatsannahme von Justin Legal. Unterstützt durch KI sorgt Justin Legal für mehr Mandate für eure Kanzlei mit weniger Aufwand für euer Sekretariatspersonal.
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Positive Arbeitskultur schaffen
Last but not least: Die beste Technik und die höchsten Gehälter nützen wenig, wenn das Arbeitsklima nicht stimmt. Im Team sollten sich alle gehört und respektiert fühlen und dafür braucht es eine positive, wertschätzende Arbeitskultur. Plant also regelmäßige Teamevents, fördert den Austausch und sorgt dafür, dass eure Mitarbeiter das Gefühl haben, Teil einer Gemeinschaft zu sein. So schafft ihr auch Anreiz für Neulinge.
Fazit
Der Fachkräftemangel im Sekretariat ist eine Herausforderung, die uns alle betrifft. Doch mit gezielten Maßnahmen könnt ihr eure Kanzlei attraktiver für ReFas machen und so dem Mangel entgegenwirken. Investiert in eure Mitarbeiter, fördert ihre Entwicklung und setzt auf moderne Arbeitsweisen. So schafft ihr ein Umfeld, in dem Mitarbeiter gerne arbeiten und das auch für neue Bewerber interessant ist.
Mehr darüber, wie Kanzlei-Digitalisierung in der Praxis funktioniert, erfahrt ihr in unserem Artikel: Kanzlei-Digitalisierung: Dein Sprung ins digitale Zeitalter
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