Viele Mandanten fragen sich, wie sie sich auf den ersten Besuch in der Kanzlei vorbereiten sollen. Für Ihre Mandanten ist das eine außergewöhnliche Situation, denn es geht um wichtige Streitigkeiten oder persönliche Angelegenheiten. Für sie ist das der Moment, in dem sie Vertrauen zu Ihnen entwickeln müssen.
Doch nicht nur Ihr Mandant sollte vorbereitet in das Erstgespräch kommen, sondern auch Sie. Denn für Kanzleien ist das Erstgespräch die Chance, Kompetenz zu zeigen, Struktur zu vermitteln und Ihren Mandanten zu beweisen, dass ihr Anliegen bei Ihnen in den besten Händen ist.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, welche Vorbereitungen Sie treffen sollten, damit das Erstgespräch optimal abläuft und Sie einen guten Eindruck beim Mandanten hinterlassen.
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Das Erstgespräch ist kein spontanes Kennenlernen
Mandanten kommen meist mit Unsicherheit, Zeitdruck und emotionaler Belastung in den Besprechungsraum. Beim Erstgespräch erwarten sie von Ihnen Orientierung, klare Aussagen und das Gefühl, in kompetenten Händen zu sein. Einst ist klar: Das Erstgespräch entscheidet über das Mandat.
Wenn Sie als Anwalt im Gespräch aber zunächst nach den grundlegendsten Basis-Informationen fragen müssen, dann Unterlagen fehlen, weil Ihr Mandant nicht wusste, dass diese benötigt werden, oder der Sachverhalt erst mühsam rekonstruiert werden muss, passiert folgendes: Der Einstieg in den Fall dauert lange, wichtige Fragen bleiben vermutlich offen, es müssen nachträglich noch viele Informationen eingeholt werden und das Gespräch läuft nicht so reibungslos, wie es könnte.
Damit das nicht passiert, müssen auch Sie sich gut vorbereiten.
Welche Informationen sollte die Kanzlei vor dem Erstgespräch haben?
Damit ein Erstgespräch effizient und erfolgreich geführt werden kann, sollten Kanzleien idealerweise bereits vor dem Termin über folgende Informationen verfügen:
- vollständige Kontaktdaten aller Beteiligten
- eine erste strukturierte Sachverhaltsschilderung
- relevante Dokumente und Nachweise
- wichtige Zeitpunkte und Fristen
- das konkrete Ziel des Mandanten
Fehlen diese Informationen, muss ein großer Teil des Gesprächs für organisatorische Klärungen genutzt werden. Das kostet Zeit und nimmt Ihnen die Chance, sich im Erstgespräch wirklich kennenzulernen und auf die detaillierten Fragen einzugehen.
Mandanten Chance zur Vorbereitung geben
Grundsätzlich wollen Ihre Mandant Ihnen ja helfen, das Bestmögliche für ihr Anliegen rauszuholen. Sie wissen nur nicht, wie. Ihre Mandanten sind meist juristische Laien und haben keine Ahnung davon, welche Informationen Sie brauchen.
Die Lösung besteht also nicht darin, Ihre Mandanten einfach zu bitten, “alles mitzubringen”, beziehungsweise Ihnen gar keine Anweisungen zu geben. Sie sollten Ihnen eine Möglichkeit zur Verfügung stellen, schon vor dem ersten Schritt in die Kanzlei, all die Informationen, die Sie für eine gute juristische Beratung brauchen, an Ihre Kanzlei zu schicken. Genau hier zeigt sich der größte Vorteil einer modernen digitalen Mandatsannahme.
Vorbereitung durch digitale Mandatsannahme
Eine digitale Mandatsannahme von Justin Legal sorgt dafür, dass die Informationen, die für das Erstgespräch gebraucht werden, vollständig vorliegen. Statt unstrukturierter E-Mails oder Anrufe geben die Mandanten die Angaben zu ihrem Anliegen über digitale Formulare ein, die ihnen vor dem Termin geschickt werden. Durch gezielte Fragen werden sie Schritt für Schritt durch die Formulare geführt und können wichtige Dokumente direkt hochladen.
Für Sie und Ihre Kanzlei bedeutet das:
- alle Basisinformationen liegen bereits vor dem Erstgespräch vor
- die wichtigen Dokumente sind bereits gesammelt
- der Sachverhalt ist strukturiert dargestellt
- alle Informationen sind digital abgebildet und eine elektronische Akte kann direkt angelegt werden
Als Anwalt können Sie sich dadurch vor dem Gespräch gezielt einlesen und vorbereiten und Ihr Team spart Zeit, da nicht noch einzeln nach bestimmten fehlenden Informationen gefragt werden muss.
Souverän auftreten im Erstgespräch
Mandanten merken sofort, ob ihr Anwalt vorbereitet ist. Wenn Sie bereits beim Gesprächseinstieg zentrale Fakten kennen und gezielte Rückfragen stellen, entsteht Vertrauen. Das Gespräch wirkt sicher und professionell, und Sie treten souverän auf.
Wenn Ihre Kanzlei bereits vor dem Termin die Angaben von Ihrem Mandanten über digitale Formulare einsammeln, können Sie
- schneller in die juristische Bewertung einsteigen
- gezielte Fragen stellen
- konkrete Handlungsschritte erläutern
- das Gespräch aktiv strukturieren
Mehr über die digitale Mandatsannahme von Justin Legal erfahren Sie hier: Der Digitale Kanzlei-Assistent für Anwälte
Fazit
Ein erfolgreiches Erstgespräch entsteht nicht spontan im ersten Termin selbst. Es entsteht durch strukturierte Vorbereitung.
Der Einsatz digitaler Formulare ist dabei der effektivste Hebel: Sie sorgen dafür, dass Mandanten vorbereitet erscheinen, Unterlagen vollständig vorliegen und Anwälte im Erstgespräch souverän auftreten können.
Wenn Sie eine digitale Mandatsannahme anbieten, verbessert nicht nur das Erstgespräch, sondern auch Effizienz im Kanzleialltag, die Mandatsquote und der gesamte Eindruck Ihrer Kanzlei.
