Der erste Eindruck entscheidet. Das gilt in der Rechtsberatung aber nicht nur für neue Mandanten, sondern auch für Ihr Kanzlei-Team.
Wenn Kanzleien Mandatsanfragen ungeordnet entgegennehmen, kämpfen sie im Anschluss dauerhaft mit unübersichtlichen Akten, unnötigen Rückfragen und einem enormen Zeitverlust. Wer Ordnung in der Akte will, muss bereits Ordnung vor der Akte schaffen. Doch wie funktioniert das und was ist der beste Weg, um Mandatsanfragen zu organisieren?
Was ist eigentlich die Mandatsannahme?
Die Mandatsannahme ist der organisatorische Prozess vor der juristischen Arbeit. Also der Startpunkt, der von der ersten Kontaktaufnahme über die Sammlung von wichtigen Informationen und die Interessenkollisionsprüfung bis zur Aktenanlage reicht.
Viele Kanzleien vermischen diese Schritte jedoch und legen bereits eine Akte an, obwohl wesentliche Informationen noch fehlen. Das führt dazu, dass Dokumente wiederholt einzeln angefordert werden müssen, der Sachverhalt erst im Erstgespräch aufgenommen wird, und weitere Informationen im Nachgang über verschiedene Kanäle, wie E-Mail oder Telefon nachgereicht werden müssen. Und all diese Angaben müssen dann händisch von den Kanzleimitarbeitern in die Akte eingetragen werden.
Diese Vorgehensweise bedeutet:
- Zeitverlust
- Medienbrüche
- Wiederholungen oder lückenhafte Daten
- Unordnung in der Akte
- Frust im Kanzleiteam und beim Mandanten
Kanzleien müssen ihre Mandatsannahme also optimieren und automatisieren. Eine saubere Aktenanlage setzt voraus, dass die wichtigsten Informationen vorher bereits vollständig vorliegen.
Warum ungeordnete Mandatsanfragen Kanzleien ausbremsen
Wenn Kanzleien Mandatsanfragen ungeordnet entgegennehmen, zahlen sie den Preis nicht sofort, sondern Schritt für Schritt. Die Folgen zeigen sich im Kanzleialltag:
- Die Akten sind unvollständig oder unübersichtlich
- Es häufen sich überflüssige Rückfragen
- Informationen kommen über verschiedene Kanäle verteilt
- Wertvolle Arbeitszeit geht verloren
Merksatz: Wer Ordnung in der Akte will, muss Ordnung vor der Akte schaffen.
Doch was bedeutet das konkret und wo können Sie sinnvoll ansetzen?
Mandatsanfragen organisieren: Wie geht das?
Es lohnt sich, Ihren Mandatsannahme-Prozess einmal zu überdenken und Ihre Mandatsanfragen konsequent zu strukturieren. Eine gut organisierte Mandatsannahme ist kein Zufall. Sie sollte einem klaren Schema folgen:
Einfachen Erstkontakt ermöglichen
Frage: Wie melden sich neue Mandanten bei Ihrer Kanzlei?
Wenn Ratsuchende Kontakt zu Ihrer Kanzlei aufnehmen wollen, sollten Sie es ihnen so einfach wie möglich machen. Sie sollten ihr Anliegen ohne Hürden schildern können – idealerweise unabhängig von Öffnungszeiten.
Wenn Sie direkt auf Ihrer Kanzleiwebsite einen Kontaktpunkt einrichten, können Ihre potenziellen Mandanten ihre Anfrage rund um die Uhr an Sie schicken. Mandanten haben dann sofort das Gefühl, ernst genommen zu werden und die Erleichterung, dass ihnen geholfen wird.
Mandantendaten strukturiert aufnehmen
Frage: Welche Informationen benötigen Sie genau bei welchem Fall?
Im zweiten Schritt schildern Mandanten ihren Fall und reichen wichtige Dokumente ein. Hierbei lohnt sich Struktur besonders und es bietet sich an, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen und die Informationen direkt online einzuholen.
Durch den Einsatz digitaler Formulare können Ihre Mandanten gezielt von Frage zu Frage geführt werden. Wenn diese Fragen bereits im Vorfeld perfekt auf das jeweilige Anliegen zugeschnitten sind, können Mandanten an passender Stelle direkt alle Details zum Fall eintragen und wichtige Dokumente hochladen.
Das schafft zwei Vorteile:
- Es liegen alle Basisdaten vollständig vor.
- Die Angaben sind strukturiert und einheitlich aufgebaut.
Diese Einheitlichkeit ist entscheidend. Sie ermöglicht es dem Sekretariat, Informationen direkt zu übernehmen – ohne Nacharbeit oder Rückfragen
Akte anlegen, wenn die Grundlage stimmt
Im Optimalfall liegen nun alle wichtigen Informationen zu dem Fall Ihres Mandanten vor. Die Daten aus den Formularen können nun in eine elektronische Akte übertragen werden. Diese Akte ist von Beginn an vollständig und übersichtlich und kann auf Wunsch Ihrer Kanzlei in einem nächsten Schritt sogar mit Künstlicher Intelligenz angereichert werden (z.B. für Zusammenfassungen, Dokumentengenerierung, aktenspezifischen Recherchen).
Justin Legal ist ein digitaler Kanzlei-Assistent, der neue Mandate vollständig automatisiert über digitale Formulare erfasst, eine elektronische, KI-gestützt aufbereitete Akte erstellt und diese nahtlos in Ihre Kanzleisoftware überträgt.
Mehr dazu hier: Digitale Mandatsannahme
Vorteile von organisierten Mandatsanfragen
Eine strukturierte Mandatsannahme wirkt sich unmittelbar auf den Kanzleialltag aus:
- Weniger Rückfragen
- Schnellere Aktenanlage
- Geringere Belastung für das Sekretariat
- Bessere Vorbereitung auf Erstgespräche
- Professioneller Eindruck beim Mandanten
Kurz gesagt: Weniger Chaos – mehr Ruhe.
Fazit
Ordnung in der Akte beginnt nicht nach dem Erstgespräch. Sie beginnt bereits mit der Mandatsanfrage. Wenn Ihre Kanzlei diesen ersten Schritt klar strukturiert, sparen Sie Zeit, reduzieren Frust im gesamten Team und schaffen eine verlässliche Grundlage für Ihre juristische Arbeit.
Dabei bedeutet Mandatsanfragen zu organisieren nicht, mehr Bürokratie einzuführen. Es heißt, ein System zu etablieren, dass Ihren Kanzleialltag einfacher, effizienter und planbarer macht – für Anwälte, Kanzleimitarbeitende und Mandanten gleichermaßen.
