Der erste wichtige Prozess bei einem neuen Mandat ist die Mandatsannahme. Hier entscheidet sich, wie professionell und vertrauenswürdig Ihre Kanzlei auf den ersten Blick scheint, wie vollständig die Mandanteninformationen vorliegen und wie gut Sie sich auf das Erstgespräch vorbereiten können.
Auf klassische Art und Weise treten viele Kanzleien mit neuen Mandanten am Telefon oder per Mail in Kontakt. Das kann persönlicher wirken, kostet aber oft Zeit. Heutzutage werden allerdings viele Kanzleiprozesse digitalisiert, und so auch die Mandatsannahme. Klassische vs digitale Mandatsannahme: Welche Vorteile bieten die beiden Varianten und wo genau liegen die Unterschiede?
Erstkontakt: Wie melden sich Mandanten bei Ihrer Kanzlei?
Klassische Mandatsannahme
Sie werden diese Frage alle beantworten können. Klassischerweise melden sich neue Mandanten nämlich per Mail oder telefonisch. Der Vorteil liegt klar darin, dass Sie beziehungsweise Ihr Team persönlich mit den Mandanten sprechen und direkt einen Termin ausmachen können. Gerade bei sensiblen Anliegen schafft ein persönlicher Erstkontakt Vertrauen.
Der Nachteil: Eine solche Kommunikation ist an Öffnungszeiten gebunden und Sie können die Mandanteninformationen nur stichpunktartig aufnehmen. Wenn Ihre Mandanten am Wochenende oder nach Feierabend dringend Rechtsrat suchen, wollen Sie nicht lange warten. Wenn Ihre Kanzlei dann nicht erreichbar ist, bekommen Sie vermutlich auch das Mandat nicht.
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Digitale Mandatsannahme
Bei der digitalen Mandatsannahme hingegen können Mandanten jederzeit und egal von welchem Gerät ihr Anliegen direkt über Ihre Kanzlei-Website schildern. Natürlich datenschutzrechtlich korrekt und sicher. Das senkt die Hürde zur Kontaktaufnahme erheblich und ermöglicht eine schnelle Erfassung aller wichtigen Informationen. Der persönliche Kontakt entfällt dadurch nicht, sondern wird besser vorbereitet.
Aber welche Mandantendaten werden eigentlich erfasst?
Wie werden Mandantendaten werden erfasst?
Klassische Mandatsannahme
Bei der klassischen Mandatsannahme werden die ersten Informationen nach einem Telefonat meistens handschriftlich auf einen Zettel geschrieben und dann manuell ins System getippt, da ja noch keine Akte angelegt wurde. Falls Ihr Mandant direkt persönlich erscheint, erhält er normalerweise ein ausgedrucktes Standardformular, in das er dann Daten zu seiner Person und auch zur Gegenseite eintragen kann. Sein Anliegen schildert er in Details meist erst im Beratungsgespräch. Das führt dazu, dass Angaben fehlen, über verschiedene Kanäle dokumentiert werden oder händisch übertragen werden müssen. Diese Art, Mandantendaten aufzunehmen ist fehleranfällig, kostet viel Zeit und führt zu Rückfragen.
Digitale Mandatsannahme
Digital werden die Mandantendaten über strukturierte Formulare abgefragt. Die digitalen Formulare können auf das Rechtsgebiet und das spezifische Anliegen Ihres Mandanten abgestimmt werden. So wird Ihr Mandant Schritt für Schritt durch die wichtigen Fragen geführt, vergisst keine Informationen und hat sofort das Gefühl, dass ihm geholfen wird. Außerdem erhält Ihre Kanzlei so alle Daten einheitlich über einen Kanal.
Dokumentenübermittlung: Wie gelangen die Mandantenunterlagen zur Kanzlei?
Klassische Mandatsannahme
Üblicherweise schicken Mandanten ihre Unterlagen per E-Mail, Post oder bringen sie persönlich vorbei. Das funktioniert grundsätzlich, ist aber oft unübersichtlich. Dokumente landen in verschiedenen Postfächern, fehlen teilweise und müssen nachträglich angefordert werden oder liegen doppelt und dreifach vor. Und falls ein Dokument mal zu groß ist, meckert das System und die Daten kommen gar nicht in Ihrer Kanzlei an. Sortieren, Umbenennen, Ablegen, Zuordnen… das sind alles Aufgaben, die sich Ihr Sekretariat zusätzlich auf die To-Do-Liste schreiben muss.
Digitale Mandatsannahme
Bei der digitalen Mandatsannahme können Ihre Mandanten ihre Unterlagen, wie Bilder, Vollmachten, sogar Videos, direkt schon im Anfrageprozess hochladen. Ganz einfach per Drag-and-Drop oder auch via QR-Code. So liegen alle Infos an einem zentralen Ort.
Wie läuft die Aktenanlage ab?
Klassische Mandatsannahme
Bei der klassischen Aktenanlage müssen die Daten meist manuell aus E-Mails, Telefonnotizen, Papierunterlagen und den Angaben aus den Beratungsgesprächen zusammengetragen werden. Aus diesen Informationen wird dann die Akte angelegt und in die Kanzleisoftware übertragen. Diese Art des Vorgangs gibt Ihnen als Kanzlei zwar die Kontrolle, kostet aber Zeit und erhöht auch die Fehlerquote, da Daten händisch übertragen werden müssen.
Digitale Mandatsannahme
Die digitale Mandatsannahme von Justin Legal optimiert auch diesen Schritt. Nachdem Ihr Mandant alle Fragen aus den digitalen Formularen beantwortet hat und alle relevanten Dokumente hochgeladen sind, erhält Ihre Kanzlei automatisch eine bereits fertig angelegte e-Akte. Diese e-Akte kann sogar mit KI angereichert werden. Das sieht bei Justin Legal so aus:
- Justin Legal bietet eine rechtssichere Integration von ChatGPT
- Die KI kann Zusammenfassungen liefern
- Dokumente (z.B. Prozesskostenvollmacht) können auf Knopfdruck direkt auf Ihren Briefkopf erstellt werden
- Die Akte kann auf Widersprüche und Vollständigkeit überprüft werden
- Ganze Schriftsätze können generiert werden
- und viele weitere Funktionen
Anschließend können Sie alles mit nur einem Klick in Ihre aktuelle Kanzleisoftware übertragen. Es ist also kein Software-Wechsel nötig und es gehen keine Daten verloren.
Vorbereitung auf das Erstgespräch
Klassische Mandatsannahme
Wenn Sie sich klassisch auf das Erstgespräch vorbereiten, dann können Sie sich im Vorfeld aus mehreren Quellen ein Bild machen. Tatsächlich werden Sie sich aber erst im persönlichen Gespräch selbst von Ihrem Mandanten erklären lassen müssen, worum es bei seinem Anliegen genau geht. Das Erstgespräch startet so häufig mit organisatorischen Fragen und der Fall kann erst im Anschluss juristisch eingeordnet werden.
Digitale Mandatsannahme
Bei der digitalen Mandatsannahme liegen Sachverhalt, alle Mandantendaten und Dokumente bereits vor dem Erstgespräch strukturiert vor. Sie können also gezielter einsteigen, bessere Rückfragen stellen und insgesamt souveräner auftreten. Eine gute Vorbereitung hilft Ihnen deutlich bei einer professionellen Gesprächsführung.
Fazit
Das Thema klassische vs digitale Mandatsannahme zeigt also ein klares Bild. Die klassische Mandatsannahme hat weiterhin ihre Stärken: Sie ist persönlich und vertraut. Gerade bei sensiblen Anliegen ist ein direkter Kontakt für Ihre Mandanten wichtig.
Im Gesamtvergleich bietet die digitale Mandatsannahme jedoch wichtige Vorteile. Sie spart Zeit, strukturiert die Daten besser, reduziert Rückfragen, verhindert Datenverlust und verbessert die Vorbereitung auf das Erstgespräch. Die digitale Mandatsannahme ersetzt dadurch natürlich nicht den persönlichen Kontakt. Sie folgt eher dem Motto: Digital vorbereiten, persönlich besser beraten.
Schauen Sie sich die digitale Mandatsannahme von Justin Legal gerne an und machen Sie sich ein eigenes Bild. Sie können die digitalen Formulare 30 Tage kostenlos testen: Digitaler Kanzlei-Assistent für Anwälte
