Wer an Digitalisierung in Kanzleien denkt, verbindet sie meist mit der Arbeit in einem laufenden Mandat. Viele Digitalisierungsprojekte setzen dort an, wo die juristische Arbeit bereits begonnen hat.
Doch Sie kennen das: Ein Mandat beginnt nicht direkt mit juristischen Tätigkeiten, sondern meist mit administrativer Vorarbeit. Informationen müssen aufgenommen, Unterlagen eingeholt und Daten verarbeitet werden. Diese manuellen Zwischenschritte wiederholen sich und kosten Zeit.
Deshalb lohnt sich die Frage: Setzt Digitalisierung erst bei der Bearbeitung des Mandats an oder können bereits die vorgelagerten Arbeitsschritte sinnvoll digitalisiert werden?
Wo Digitalisierung in Kanzleien heute ansetzt
Bei der Digitalisierung von Kanzleiprozessen stehen häufig interne Abläufe im Mittelpunkt.
Typische Digitalisierungsmaßnahmen sind:
- Digitale Aktenführung
- Dokumentenmanagement-Systeme
- Digitale Zeiterfassung
- Automatisierte Fristenverwaltung
Diese Lösungen unterstützen vor allem Prozesse, nachdem ein Mandat bereits aufgenommen wurde.
Betrachtet man jedoch den gesamten Ablauf eines neuen Mandats, beginnt die Arbeit schon deutlich früher. Noch bevor ein neues Mandat bearbeitet werden kann, muss der Sachverhalt vollständig erfasst werden.
Dafür fallen zunächst organisatorische Schritte an.
Warum Digitalisierung gerade bei der organisatorischen Vorarbeit ansetzen kann
Die organisatorische Vorarbeit besteht häufig aus vielen wiederkehrenden Schritten:
- Informationen müssen manuell erfasst und gesammelt werden.
- Relevante Nachweise und Dokumente müssen nachgefordert werden.
- Dokumenteneingänge müssen überwacht werden.
- Informationen und eingesandte Dokumente müssen dem Fall zugeordnet werden.
- Mandatsdaten müssen manuell in die Kanzleisoftware übertragen werden.
Diese Aufgaben gehören zwar zum Kanzleialltag, binden aber viel Ressourcen. Sie stehen bei Digitalisierungsmaßnahmen oft weniger im Fokus. Dabei entscheidet aber gerade die Vorarbeit häufig darüber, wie reibungslos und vollständig die weitere Bearbeitung des Mandats ablaufen kann.
Und: Gerade, weil diese manuellen Aufgaben bei jedem neuen Mandat anfallen, bieten sie großes Potenzial für digitale Unterstützung.
Was verändert sich, wenn Digitalisierung bereits bei der Mandatsaufnahme beginnt?
Wiederkehrende Aufgaben digital unterstützen
Digitale Prozesse können die Vorarbeit für jedes Mandat erheblich vereinfachen, indem wiederkehrende Aufgaben automatisiert werden.
Denn: Wiederkehrende und manuelle Aufgaben binden im Kanzleialltag viel Zeit. Wenn diese digital unterstützt werden, reduziert sich der zeitliche Aufwand. Dadurch bleibt mehr Zeit für die eigentliche juristische Arbeit.
Lesen Sie mehr zu Zeitfressern im Kanzleialltag: Warum Zeitverlust bei der Mandatsannahme zum Kanzleialltag gehört.
Mandatsinformationen von Anfang an strukturiert erfassen
Werden Informationen und Dokumente bereits zu Beginn strukturiert erfasst, profitiert davon sowohl die Kanzlei als auch der Mandant.
Für Sie als Kanzlei bedeutet das:
- Weniger Abstimmungsaufwand zwischen Kanzlei und Mandant
- Weniger Rückfragen
- Weniger Nachforderungen von Informationen und Dokumenten
Aber auch für den Mandanten bringt dies Klarheit darüber, welche Informationen und Dokumente für den Sachverhalt von seiner Seite aus benötigt werden.
So wird die Aufnahme des Mandanten strukturierter gestaltet und der Start sowie die Zusammenarbeit erleichtert.
Hier setzt Justin Legal an
Während von Digitalisierung häufig erst bei der eigentlichen Mandatsarbeit gesprochen wird, beginnt Digitalisierung mit Justin Legal bereits einige Schritte früher – bei der organisatorischen Vorarbeit.
Als digitaler Kanzlei-Assistent unterstützt Justin Legal dabei, die Mandatsarbeit noch vor dem Erstgespräch bestmöglich und digital vorzubereiten:
- Relevante Informationen werden abgefragt und vollständig erfasst.
- Dokumente werden frühzeitig angefordert und bereitgestellt.
- Alle Angaben und Dokumente werden zentral in einer digitalen Akte zusammengeführt.
Kurz gesagt
Viele Digitalisierungsmaßnahmen setzen erst bei der eigentlichen Mandatsarbeit an. Dabei entsteht ein großer Teil des organisatorischen Aufwands bereits früher. Durch die strukturierte Erfassung von Informationen und Dokumenten ab der ersten Anfrage lassen sich Abläufe vereinfachen, Rückfragen reduzieren und Mandate effizienter vorbereiten. Genau hier setzt Justin Legal an und ermöglicht Digitalisierung bereits dort, wo jedes Mandat beginnt: bei der Aufnahme neuer Mandate.
