Eine KI-Akte ist eine elektronische Kanzlei-Akte (E-Akte), die durch Künstliche Intelligenz angereichert wird. Während in klassischen E-Akten Dokumente lediglich gespeichert und verwaltet werden, kann eine KI-Akte Informationen analysieren, strukturieren, zusammenfassen und aktiv bei der Arbeit im Kanzleialltag unterstützen.
Für Kanzleien bedeutet das: weniger Zeit durch stundenlange manuelle Suchen verschwenden, weniger Rückfragen beantworten müssen und deutlich mehr Struktur durch Automatisierung erleben.
Doch was kann eine KI-Akte konkret leisten?
Kann man ChatGPT in der Kanzlei überhaupt rechtssicher nutzen?
Und wie steht es um den Datenschutz?
Die wichtigsten Fragen beantworten wir hier.
Kann KI meine Kanzlei wirklich entlasten?
Ja – aber nicht, indem sie juristische Entscheidungen trifft und die anwaltliche Beratungsarbeit ersetzt.
Eine KI-Akte entlastet Kanzleien vor allem bei organisatorischen und strukturellen Aufgaben. Während eine klassische digitale Akte Daten einfach nur speichert, arbeitet eine KI-Akte aktiv mit den Daten.
Typische Funktionen einer KI-gestützten Kanzleiakte sind:
- Akteninhalte automatisch zusammenfassen (z.B. umfangreiche Dokumente)
- Informationen gezielt extrahieren (z.B. Beteiligte, Forderungen, Termine)
- Fragen zur Akte beantworten, ohne dass Sie alle Dokumente selbst durchsuchen müssen
- Dokumente und Schriftsätze vorbereiten
- Dokumente insgesamt generieren (z.B. Prozessvollmacht)
- Aktenstruktur übernehmen und Inhalte übersichtlich darstellen
- Strategien und mögliche nächste Schritte empfehlen
- Auf fehlende Informationen oder Widersprüche hinweisen
- Aktenspezifische Recherchen durchführen
- Inhalte in Fremdsprache oder einfache Sprache übersetzen (z.B. von “Juristendeutsch” zu verständlicher Sprache für Mandanten)
Der größte Vorteil: Die KI arbeitet direkt in der vorhandenen Akte. Sie müssen die Informationen also nicht mehr manuell zusammensuchen und in ein externes KI-Modell übertragen, sondern können gezielt danach fragen. Die eigentliche juristische Bewertung des Sachverhalts bleibt dabei selbstverständlich bei Ihnen als Anwalt.
ChatGPT für Anwälte – geht das?
Viele Kanzleien testen und nutzen ChatGPT für ihre Texte oder Recherchen. Das Problem: Standard LLMs (Large Language Models), so wie ChatGPT, sind nicht für die Arbeit mit Mandantendaten ausgelegt. ChatGPT arbeitet zu generell und ist keine spezielle Kanzlei-Lösung. Wenn man einen Chatbot als Kanzlei sinnvoll anwenden möchte, darf man folgende Punkte nicht vergessen:
- Sie arbeiten mit sensiblen Mandantendaten
- Die KI sollte in Ihre Kanzleiakten direkt eingebunden werden
- Die Speicherung darf nur innerhalb datenschutzkonformer Systeme erfolgen
- Sie müssen auf eine berufsrechtskonforme Nutzung achten
- Die Informationen und Ergebnisse aus der KI müssen sinnvoll dokumentiert werden
ChatGPT müsste also direkt in der elektronischen Akte integriert werden. Ohne diese Integration bleibt ChatGPT nur ein allgemeines Texttool, wird aber nicht zum Kanzlei-Assistenten.
Justin Legal bietet laut Experten die erste vollständige Integration von ChatGPT für deutsche Anwälte in einer E-Akte. So können Sie alle Funktionen von ChatGPT nutzen, aber rechtssicher und direkt basierend auf den Informationen Ihrer Akte. Erfahren Sie hier mehr: KI-Assistent für Juristen
Wie hilft KI bei der Mandantengewinnung?
Der Nutzen von KI für Kanzleien beginnt nicht erst bei der Aktenarbeit, sondern schon vor der Mandatsannahme. KI kann schon direkt auf Ihrer Kanzleiwebsite eingebunden werden. Dadurch schaffen Sie eine erweiterte Erreichbarkeit, mehr Struktur bei der Terminvergabe und einen generell besseren ersten Eindruck bei Ihren Mandanten. KI kann also beim Kanzleimarketing und der Gewinnung neuer Mandate unterstützen.
Viele Kanzleien investieren in SEO, Anzeigen oder Social Media. Das sind zwar auch wichtige Marketingmaßnahmen. Oftmals fehlt aber ein klarer digitaler Einstiegspunkt für Mandanten, der es ihnen einfach macht, Kontakt zu Ihnen herzustellen und eine erste Verbindung zu Ihrer Kanzlei aufzubauen. Genau hier helfen Online-Rechner.
Ein Online-Rechner für Rechtsansprüche ist ein digitales interaktives Tool, mit dem Website-Besucher anhand weniger Eingaben zu ihrem Anliegen eine erste automatisierte Einschätzung zu möglichen Ansprüchen, Kosten und Erfolgsaussichten ihres Falls erhalten können.
Diese Rechner können Sie als sogenannte Widgets direkt auf Ihrer Kanzleiwebsite integrieren. Sie bieten damit Ihren Websitebesuchern eine kostenlose Möglichkeit, sofort relevante Informationen zu Ihrem Fall zu bekommen. Die Besucher haben sogleich einen guten Eindruck von Ihrer Kanzlei und werden automatisch zu potenziellen Mandanten.
Mehr zu den kostenlosen Online-Rechnern von Justin Legal erfahren Sie in diesem Artikel: Mandantengewinnung durch Online-Rechner
Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?
In Ihrer Kanzlei arbeiten Sie mit personenbezogenen sensiblen Mandantendaten. Und diese Daten müssen geschützt werden. So schreibt es auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor. Zudem treffen Anwälte berufsrechtliche Verschwiegenheitsverpflichtungen.
Beim Thema KI-Datenschutz gelten für Kanzleien deshalb besonders hohe Anforderungen.
Deshalb gilt: Nicht jede KI ist automatisch kanzleitauglich.
Für den rechtssicheren Einsatz einer KI-Akte müssen unter anderem gewährleistet sein:
- DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten
- Nutzung nur im Einklang mit anwaltlichem Berufsrecht
- Verarbeitung ausschließlich für Mandatszwecke
- Verpflichtung zur Verschwiegenheit gemäß § 43a Abs. 2 BRAO
- Datenverarbeitung erfolgt auf Weisung der Kanzlei
- technische Schutzmaßnahmen wie verschlüsselte Speicherung und Übertragung
- klare Verantwortlichkeiten innerhalb der Kanzlei
Entscheidend ist also nicht nur, ob KI eingesetzt wird, sondern wie.
Öffentlich zugängliche KI-Tools, die oftmals über ausländische Server laufen und nicht für die Nutzung in Kanzleien entwickelt wurden oder in den Kanzleialltag integriert sind, sind für die Verarbeitung echter Mandantendaten nicht geeignet.
Fazit
Eine KI-Akte ist eine sinnvolle Weiterentwicklung der elektronischen Akte. Während klassische E-Akten Dokumente digital verwalten, sorgt eine KI-gestützte Akte für weniger manuelle Arbeit, schnellere Informationsfindung und mehr Automatisierung im Kanzleialltag.
Besonders großen Nutzen hat die KI-Akte dann, wenn sie sowohl bei der Mandatsannahme, als auch bei der Aktenarbeit und der Dokumentenerstellung unterstützt. Dabei darf der Datenschutz und das Berufsrecht nicht vernachlässigt werden, weshalb eine Nutzung von speziellen KI-Tools für Kanzleien zu empfehlen ist.
