Zeitverluste im Kanzleialltag sind nicht immer auf den ersten Blick erkennbar. Häufig entstehen sie durch viele kleinere Arbeitsschritte, die sich unbemerkt über den Tag hinweg summieren.
Gerade bei der Mandatsannahme wird dies besonders deutlich. Hier wirken einzelne Tätigkeiten zunächst überschaubar: Ein Anruf, ein paar Notizen, einige Unterlagen – und das Mandat kann starten.
In der Praxis ist der Ablauf jedoch oft deutlich aufwendiger. Informationen werden telefonisch aufgenommen, Unterlagen werden nachgereicht und Daten werden manuell in die Kanzleisoftware eingetragen. In der Summe entsteht dadurch ein spürbarer organisatorischer Aufwand. Das kostet Zeit – noch bevor die eigentliche juristische Beratungsarbeit beginnt.
Eben deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die klassische Mandatsannahme:
- Welche Zeitfresser gibt es in der Mandatsannahme?
- Welche wiederholen sich?
- Und: Wo entstehen Unterbrechungen im Kanzleialltag?
Welche Zeitfresser entstehen bei der klassischen Mandatsannahme?
Zeitfresser: Telefonate
Der Erstkontakt per Telefon ist häufig der Ausgangspunkt eines neuen Mandats.
Sie kennen die Situation: Sie arbeiten konzentriert an einem Fall. Dann klingelt das Telefon. Ein potenzieller Mandant meldet sich und schildert sein Anliegen.
Solche Anrufe gehören zwar zum Kanzleialltag, kommen jedoch selten im passenden Moment.
Sie unterbrechen laufende Tätigkeiten und lenken Ihre Aufmerksamkeit auf ein anderes Anliegen. Die bisherige Arbeit bleibt zunächst liegen. Nach dem Gespräch muss der ursprüngliche Vorgang wieder aufgenommen werden.
Dadurch bleibt es oft nicht bei den wenigen Minuten, die das Telefonat selbst in Anspruch nimmt. Auch die Unterbrechung des Arbeitsflusses und der spätere Wiedereinstieg in die Bearbeitung kosten Zeit. Wiederholt sich dieser Vorgang mehrmals täglich, summieren sich aus vielen kleinen Unterbrechungen schnell spürbare Zeitverluste.
Informationen werden im telefonischen Erstkontakt zunächst mündlich übermittelt.
Damit Angaben für die weitere Bearbeitung genutzt werden können, sind zusätzliche Arbeitsschritte erforderlich:
- Informationen müssen notiert werden.
- Angaben müssen auf Vollständigkeit geprüft werden.
- Daten werden manuell in die Kanzleisoftware übertragen.
Auf den ersten Blick scheint die Mandatsannahme damit abgeschlossen.
Gerade aber bei telefonischen Erstkontakten besteht das Risiko, dass Informationen unvollständig erfasst oder missverstanden werden.
Das Telefonat kann damit zu Rückfragen führen, die den Prozess zusätzlich verlängern. Denn jede Rückfrage bedeutet einen weiteren Kommunikationsschritt und erhöht den Koordinationsaufwand zwischen Kanzlei und Mandant.
Zeitfresser: Fehlende Unterlagen
In vielen Fällen reichen Mandanten die erforderlichen Dokumente nicht gleich beim Erstkontakt vollständig ein. Das scheint zunächst keine großen Umstände zu bereiten: Fehlende Dokumente werden „einfach“ nachgefordert.
Allerdings endet der Aufwand nicht mit der Nachforderung. Denn jedes fehlende Dokument löst weitere Arbeitsschritte aus:
- Kontaktierung des Mandanten und Anforderung der Dokumente
- Verfolgung des Eingangs der Unterlagen
- Zuordnung zum richtigen Vorgang
- Prüfung der Vollständigkeit
- Ablage und Dokumentation von Unterlagen
- Übertragung in die Kanzleisoftware
Die angeforderten Dokumente gehen häufig zeitversetzt ein. Vorgänge müssen dann immer wieder neu geöffnet, Dokumente erneut geprüft und nachträglich verarbeitet werden.
Gerade diese vielen Zwischenschritte fallen im Kanzleialltag manchmal kaum auf. Zeitaufwendig werden sie aber, wenn derselbe Vorgang immer wieder bearbeitet werden muss. Jede Nachforderung, jede Prüfung, jedes nachgereichte Dokument erzeugt einen neuen Bearbeitungsschritt.
Zeitfresser: Medienbrüche
Folgende Situation kennen Sie womöglich auch:
- Der Mandant schildert sein Anliegen telefonisch.
- Weitere Informationen und Unterlagen werden später per E-Mail oder per Post nachgereicht.
- Alle Angaben müssen aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.
- Informationen werden anschließend manuell in die Kanzleisoftware übertragen.
„Medienbrüche“ entstehen, wenn Informationen zwischen Telefon, E-Mail, Papier, Dateisystem und Kanzleisoftware manuell übertragen werden müssen.
Eben dieser Wechsel zwischen verschiedenen Kommunikations- und Speichermedien bedeutet in der Praxis Mehrarbeit durch ineffiziente Abläufe: Informationen müssen zusammengetragen, geprüft und an anderer Stelle erfasst werden. Dies erfordert eine mehrfache Datenerfassung und kann die Fehleranfälligkeit erhöhen.
Wie viel Zeitverlust entsteht in der Summe?
Die einzelnen Zeitfresser in der Mandatsannahme stehen nicht für sich allein, sondern lösen weitere Arbeitsschritte aus.
Gerade weil viele dieser Tätigkeiten nur wenig Zeit in Anspruch nehmen, bleibt ihr tatsächlicher Aufwand im Kanzleialltag oft unbemerkt. In ihrer Gesamtheit können sie jedoch spürbare Zeit binden. Bereits wenige Minuten zusätzlicher Verwaltungsaufwand pro Mandat können mehrere Stunden pro Woche bedeuten. Gerade die scheinbar kurzen Tätigkeiten erweisen sich also als erhebliche Zeitfresser im Büroalltag.
Wie kann in der Mandatsannahme täglich Zeit gewonnen werden?
Die größten Zeitverluste in der Mandatsannahme entstehen also häufig durch wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte im Kanzleialltag.
Um Zeit zu gewinnen, gilt es daher, genau diese Aufwände zu reduzieren. Das passende Werkzeug dafür bietet die digitale Mandatsannahme.
Was ist die digitale Mandatsannahme?
Digitale Mandatsannahme bezeichnet den strukturierten digitalen Prozess, mit dem Mandanten ihre Informationen und Unterlagen erfassen und an die Kanzlei oder das Notariat übermitteln.
Wie kann die digitale Mandatsannahme Zeitfresser reduzieren?
Sie setzt genau an den Faktoren an, die in der klassischen Mandatsannahme Zeit kosten: Unterbrechungen und Rückfragen, Nachforderungen und Verwaltung von Dokumenten, Medienbrüche und mehrfache Datenerfassung.
Sie unterstützt Kanzleien dabei,
- Mandatsinformationen strukturiert zu erfassen,
- erforderliche Unterlagen frühzeitig einzuholen,
- Medienbrüche zu vermeiden und
- manuelle Zwischenschritte zu reduzieren.
Dadurch liegen relevante Informationen und Dokumente möglichst früh vollständig und zentral vor. Viele der zuvor beschriebenen Zwischenschritte lassen sich dadurch bereits zu Beginn des Prozesses reduzieren. Das entlastet den Kanzleialltag und hilft, Zeitverluste zu vermeiden.
Kurz erklärt
Die Mandatsannahme wirkt im Kanzleialltag wie ein kurzer administrativer Prozess, entpuppt sich in der Summe jedoch als spürbarer Zeitfaktor. Telefonate, fehlende Unterlagen, Medienbrüche und Rückfragen greifen ineinander und führen zu wiederkehrendem organisatorischem Mehraufwand. Eine digitale Mandatsannahme setzt genau an diesen Punkten an: Sie strukturiert die Datenerfassung, reduziert manuelle Zwischenschritte und bündelt alle Informationen in einem System. So entsteht ein durchgängiger und effizienter Prozess, der unnötige Zeitverluste vermeidet.
