Eine neue Mandatsanfrage beginnt selten mit einer vollständigen Akte. Oft erreicht Ihre Kanzlei zunächst nur ein Anruf, eine E-Mail oder eine Anfrage über das Kontaktformular. Der Sachverhalt ist nur grob beschrieben und wichtige Informationen und Unterlagen fehlen.
Stellen Sie sich vor, Sie als Sekretariatsmitarbeiter oder Anwalt hätten für jedes neue Mandat einen persönlichen Assistenten an Ihrer Seite, der die organisatorische Vorarbeit übernimmt.
Welche Aufgaben würde ein Assistent übernehmen?
Welche organisatorischen Aufgaben fallen nach einer Mandatsanfrage an?
Informationen vollständig erfassen
Die neue Mandatsanfrage vom Wochenende liegt noch in Ihrem Postfach. Der Sachverhalt wird in wenigen Sätzen beschrieben und enthält nur einen Teil der benötigten Informationen. Nicht jeder neue Mandant weiß, welche Informationen und Dokumente für die juristische Beratung des Falls überhaupt notwendig sind.
Damit die Kanzlei den Sachverhalt richtig einordnen kann, müssen Fragen geklärt werden:
- Wer genau ist beteiligt?
- Welche Fristen laufen?
- Gibt es bereits Schriftverkehr mit der Gegenseite?
- Welche Nachweise gibt es?
Rückfragen klären
Häufig sind weitere Telefonate oder E-Mails notwendig, um offene Fragen zu klären und fehlende Informationen zu ergänzen.
Auch wenn einzelne Rückfragen schnell beantwortet sind, müssen die Angaben immer wieder aufgenommen, geprüft und für die weitere Bearbeitung dokumentiert werden.
Fehlende Unterlagen einholen
Auch wichtige Dokumente fehlen beim Erstkontakt nicht selten. Es folgen erneut zusätzliche Arbeitsschritte:
- Dokumente müssen nachgefordert werden.
- Nachgereichte Dokumente müssen dem Vorgang zugeordnet werden.
- Dokumente müssen geprüft werden.
Jede Nachforderung erhöht die organisatorische Vorarbeit.
Informationen und Dokumente strukturieren und bereitstellen
Die Informationen und Dokumente liegen nun vor. Dennoch beginnt häufig erst jetzt die eigentliche Verwaltungsarbeit.
Informationen und Dokumente erreichen die Kanzlei oft über verschiedene Kanäle. Sie müssen anschließend aus E-Mails, PDF-Anhängen und Telefonnotizen in eine Akte zusammengeführt werden. Bei mehreren Mandanten gleichzeitig wird daraus schnell eine zeitaufwendige Puzzlearbeit.
Erst danach steht eine belastbare Grundlage für die juristische Bearbeitung zur Verfügung.
Trotz eines persönlichen Assistenten bleibt der organisatorische Aufwand bestehen
Beim Betrachten aller Aufgaben wird deutlich, dass es sich um Tätigkeiten der organisatorischen Vorarbeit bis zum Erstgespräch handelt – nicht um die juristische Beratung.
Ein persönlicher Assistent könnte diese Aufgaben übernehmen. Die Tätigkeiten würden jedoch lediglich von einer Person auf eine andere verlagert werden. Der organisatorische Aufwand bleibt bestehen und der damit verbundene Zeitaufwand wird nicht reduziert.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht, wer diese Aufgaben übernimmt, sondern wie sie erledigt werden. Ist es angesichts der heutigen technischen Möglichkeiten überhaupt noch zeitgemäß, wiederkehrende organisatorische Aufgaben rund um die Mandatsannahme manuell zu bearbeiten?
Hier setzt die digitale Unterstützung an
Aus diesem Gedanken heraus ist das Konzept des digitalen Kanzlei-Assistenten entstanden. Er übernimmt keine Rechtsberatung und ersetzt keine Mitarbeitenden der Kanzlei. Stattdessen unterstützt er bei den organisatorischen Aufgaben, die sich bei nahezu jedem neuen Mandat wiederholen:
- Informationen strukturiert erfassen
- fehlende Unterlagen frühzeitig einholen
- Rückfragen reduzieren
- Daten zentral bereitstellen
Dadurch werden wiederkehrende Aufgaben vereinfacht und es entsteht bereits vor dem Erstgespräch eine deutlich fundiertere Informationsgrundlage – auch für mehrere Mandate gleichzeitig.
Für eine konkrete digitale Unterstützung wurde Justin Legal entwickelt
Der digitale Kanzlei-Assistent Justin Legal unterstützt die organisatorischen Aufgaben zwischen der ersten Mandatsanfrage und dem Beginn der juristischen Bearbeitung:
- Mandanten werden dabei Schritt für Schritt durch die Aufnahme ihres Anliegens geführt.
- Je nach Rechtsgebiet werden relevante Informationen und erforderliche Unterlagen strukturiert abgefragt und zentral bereitgestellt.
- Bereits vor dem Erstgespräch werden alle Mandatsdaten in eine digitale Akte zusammengeführt.
Das Sekretariat und Anwälte werden dadurch spürbar entlastet. Auf Wunsch ergänzt die integrierte Anwalts-KI den Prozess durch Zusammenfassungen von Informationen und Dokumenten oder erste Schriftsätze zum Sachverhalt.
Kurz erklärt
Zwischen Mandatsanfrage und Erstgespräch fallen zahlreiche organisatorische Aufgaben an. Ein digitaler Kanzlei-Assistent unterstützt Kanzleien dabei, Informationen zu erfassen, Unterlagen einzuholen und eine belastbare Informationsgrundlage zu schaffen. So werden wiederkehrende Arbeitsschritte reduziert und Kanzleien im Alltag entlastet.
