Rechtliche Grundlagen der Datentrennung für Anwaltsnotare
Die Verpflichtung zur Datentrennung ergibt sich für Anwaltsnotare vor allem aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), der Bundesnotarordnung (BNotO), der Berufsordnung für Rechtsanwälte (BORA) und der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO).
Was sagt die Datenschutz-Grundverordnung?
Nach Art. 5 und Art. 32 DSGVO gilt: Personenbezogene Daten müssen zweckgebunden, sicher und getrennt verarbeitet werden.
Das bedeutet für Anwaltsnotare folgendes: Daten, die im Rahmen eines Notariatsverfahrens erhoben werden, dürfen nicht mit Anwaltsdaten vermischt oder gemeinsam gespeichert werden.
Konkretisierung durch die Bundesnotarordnung
Die Notwendigkeit einer klaren Trennung zwischen den beiden Tätigkeitsbereichen ergibt sich außerdem aus anderen gesetzlichen Bestimmungen der Bundesnotarordnung:
§ 14 Abs. 3 BNotO betont die Pflicht des Notars, jedes Verhalten zu vermeiden, das den Anschein der Abhängigkeit oder Parteilichkeit erzeugt. Das unterstreicht, dass ein Notar seine Amtsgeschäfte persönlich und unabhängig zu führen hat, was eine klare Abgrenzung zur anwaltlichen Tätigkeit erfordert.
Berufsrechtliche Regelungen
Auch die BORA und BRAO betonen, dass das Vertrauensverhältnis zum Mandanten durch sorgsamen Umgang mit sensiblen Daten geschützt werden muss (siehe § 43a BRAO i.V.m. §§ 1, 2 BORA).
Kurz gesagt: Die Trennung ist Pflicht – und sie schützt euch, eure Mandanten und das Amt.
Besondere Anforderungen an Anwaltsnotare
Als Anwaltsnotare steht ihr vor einer besonderen Herausforderung, denn ihr seid in einer einzigartigen Position: Auf der einen Seite vertretet ihr in eurer anwaltlichen Tätigkeit einseitig die Interessen eurer Mandanten. Andererseits seid ihr in eurer notariellen Funktion zur strikten Unparteilichkeit, Neutralität und Amtsverschwiegenheit verpflichtet.
Gerade deshalb ist es essenziell, dass beide Bereiche – organisatorisch, rechtlich und technisch – sauber voneinander getrennt sind.
Doch es gibt ein großes Problem: In den meisten Kanzleien laufen beide Tätigkeiten unter einem Dach. Das bedeutet, dasselbe Personal, dieselben IT-Systeme und dieselben Kommunikationskanäle werden sowohl für das Notariat als auch für die rechtsanwaltlichen Tätigkeiten eingesetzt.
Es kann also schnell zur Vermischung von Daten oder Zuständigkeiten kommen, was ein erhebliches Risiko darstellt. Wenn nicht auf eine klare Datentrennung geachtet wird, kann es für Anwaltsnotare nicht nur zu Interessenkonflikten führen, sondern auch zu Verstößen gegen berufs- und datenschutzrechtliche Vorgaben.
Diese klare Trennung muss insbesondere durch eine persönliche Amtsführung, die Verschwiegenheitspflicht und die Unabhängigkeit sichergestellt werden. Das ergibt sich nicht explizit aus einem einzigen Paragraphen, sondern aus dem Zusammenspiel von Vorschriften wie §§ 14 und 50 BNotO, den Richtlinienempfehlungen der Bundesnotarkammer und den Grundprinzipien des Berufsrechts.
Auch die Aufsichtsbehörden und Gerichte betonen zunehmend, dass Anwaltsnotare organisatorisch so aufgestellt sein müssen, dass weder Mandanten noch Dritte Zweifel an der Integrität der Amtsausübung haben.
Ins Auge müssen dabei besonders Themen wie Datenschutz, Vertraulichkeit und Transparenz fallen.
Wie ihr in eurer Kanzlei oder eurem Notariat mit modernen Lösungen wie der digitalen Mandatsannahme von Justin Legal sicherstellen könnt, dass alle rechtlichen Anforderungen eingehalten und die höchsten Sicherheitsstandards erfüllt werden, erfahrt ihr hier: Datenschutz und digitale Mandatsannahme.
Konsequenzen bei Verstößen
Wenn ihr eure Pflicht zur Datentrennung für Anwaltsnotare nicht einhaltet, riskiert ihr organisatorische Unordnung und gravierende juristische, disziplinarische und wirtschaftliche Folgen.
Berufsrechtliche Konsequenzen
Sollten Mandats- und Notardaten vermischt werden oder Unbefugte Zugriff auf Informationen aus beiden Bereichen erhalten, verstößt das gegen eure Pflicht zur Unabhängigkeit und Unparteilichkeit als Notar.
Das kann Rügen oder Disziplinarverfahren durch die Aufsichtsbehörde (§§ 92 ff. BNotO) und im Extremfall sogar die Amtsenthebung (§ 50 BNotO) zur Folge haben.
Datenschutzrechtliche Risiken
Wenn Daten aus eurer Notartätigkeit fälschlich im anwaltlichen System landen – oder umgekehrt –, kann das als Verstoß gegen die Art. 5 und Art. 32 DSGVO gewertet werden und zu Bußgeldern durch Datenschutzaufsichtsbehörden, Haftung gegenüber Betroffenen und Reputationsschäden durch öffentliche Verfahren führen.
Verlust von Mandantenvertrauen
Natürlich erwarten auch eure Mandanten, dass ihre Daten sicher sind. Wer den Eindruck erweckt, nicht sauber zu arbeiten, gefährdet das wichtigste Kapital jeder Kanzlei: das Vertrauen eurer Mandanten.
Empfehlungen und Maßnahmen
Es sollte nun also klar sein, dass es einer klaren Trennung zwischen der anwaltlichen und notariellen Tätigkeit, insbesondere im Hinblick auf die Mandantendaten, bedarf. Doch damit diese Trennung nicht nur ein theoretisches Ideal bleibt, sondern auch praktisch funktioniert, braucht es klare Strukturen – sowohl technisch als auch organisatorisch.
Saubere Mandatsannahme
Der richtige Umgang mit Mandantendaten beginnt direkt beim ersten Kontakt. Achtet darauf, dass bereits bei der Mandatsannahme jedes Anliegen im richtigen Bereich landet.
Statt E-Mail-Chaos, ausgedruckter Fragebögen oder handschriftlicher Notizen ist ein zentrales, digitales Onboarding die sicherste Lösung.
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Nutzt für die Bearbeitung eurer Fälle außerdem unterschiedliche Benutzerkonten, Aktenordner oder sogar getrennte Softwareumgebungen.
Auch hier hilft Justin Legal, denn ihr könnt klare Benutzerrechte vergeben, Akten exportieren und nahtlos in bestehende Kanzleisoftware integrieren – ohne, dass Daten vermischt werden.
Klare Zuständigkeiten im Team
Besonders in kleineren Kanzleien, wo Mitarbeiter oft in beiden Bereichen arbeiten, kann es schnell zu Vermischungen kommen. Doch so oder so sollte euer Team immer genau wissen, wer für was zuständig ist.
Doch auch klare Rollen- und Rechtekonzepte bringen nichts, wenn euer Team nicht weiß, wie sie anzuwenden ist. Führt deshalb regelmäßige Datenschutz-Schulungen durch und weist eure Mitarbeitenden explizit auf die besondere Rolle des Anwaltsnotars hin und warum die Trennung so wichtig ist.
Fazit
Die Datentrennung ist für Anwaltsnotare eine wichtige Pflicht. Datenschutzrecht, Berufsrecht und Mandantenvertrauen verlangen klare Strukturen, gut durchdachte Workflows, geschultes Personal.
Mit digitalen Tools wie Justin Legal geht ihr nicht im Datenschutzchaos unter, sondern könnt die Datentrennung effizient gestalten.
Wenn ihr auf klare Prozesse setzt, seid ihr rechtlich auf der sicheren Seite und könnt Mandanten professionell, digital und vertrauenswürdig betreuen.
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