E-Rechnung: Was Unternehmen wissen müssen
Die E-Rechnung unterscheidet sich in einigen Punkten wesentlich von der klassischen Papierrechnung. Im Gegensatz zu einer einfachen PDF- oder Papierrechnung enthält sie standardisierte Daten, die eine automatische Verarbeitung durch Buchhaltungsprogramme ermöglichen.
Wichtige Merkmale der E-Rechnung sind:
- Digitale Erstellung und Übermittlung
- Standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD
- Maschinenlesbar für die automatisierte Verarbeitung
Mit der neuen E-Rechnungspflicht sind Unternehmen und Kanzleien seit Anfang 2025 nun verpflichtet, Rechnungen elektronisch auszustellen und zu empfangen. Das bedeutet, dass beispielsweise E-Mails mit einfachen PDFs nicht mehr ausreichen.
Da E-Rechnungen oft sensible personenbezogene Daten wie Namen, Adressen, Kontodaten und Steuerinformationen erhalten, muss euer Unternehmen sicherstellen, dass diese Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Datenlecks geschützt sind. Das betrifft sowohl die Übermittlung als auch die Speicherung und Archivierung von Rechnungen.
Wenn ihr hier nachlässig handelt, riskiert ihr nicht nur Verstöße gegen die DSGVO, sondern auch hohe, teils umsatzbezogene Strafen und den Vertrauensverlust von Kunden und Geschäftspartnern.
Der DSGVO-konforme Umgang mit Kunden- oder Mandantendaten beginnt schon mit dem ersten Kontakt. Datenschutz und Sicherheit bei der digitalen Mandatsannahme sind von entscheidender Bedeutung, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Mandantendaten zu gewährleisten.
Erfahrt ihr mehr zum Datenschutz bei der digitalen Mandatsannahme von Justin Legal.
Das Wichtigste zum Datenschutz bei E-Rechnungen
Die Digitalisierung der Rechnungsstellung bringt nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch neue Anforderungen an den Datenschutz mit sich. Damit eure E-Rechnungen DSGVO-konform sind, müsst ihr folgende Grundsätze beachten:
Datenminimierung
Ihr solltet nur die notwendigsten personenbezogenen Daten speichern und weitergeben. Voraussetzung für eine E-Rechnung ist, dass sie eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Absatz 1 Satz 3 UStG).
Sie muss also alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten. Das sind beispielsweise der vollständige Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer.
Zweckbindung
Rechnungsdaten dürft ihr ausschließlich für Buchhaltungs- und Steuerzwecke verwenden. Eine Nutzung für andere Zwecke, wie Marketing oder Analysezwecke, ist ohne ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen nicht zulässig.
Integrität und Vertraulichkeit
Damit E-Rechnungen sicher verarbeitet werden, müsst ihr geeignete Maßnahmen ergreifen, um sie vor Manipulation, Datenverlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.
Mehr dazu findet ihr unten im Artikel unter TOMs zum Datenschutz bei E-Rechnungen.
Speicherfristen beachten
Gesetzlich sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren, um steuerliche und buchhalterische Nachweise zu sichern. Nach Ablauf der Frist müsst ihr die Rechnungen jedoch DSGVO-konform löschen, sodass kein unberechtigter Zugriff oder eine unnötige Speicherung personenbezogener Daten erfolgt.
Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz bei E-Rechnungen
Als Unternehmen solltet ihr also bei dem Einsatz von E-Rechnungen immer einen Fokus auf die Sicherheit und den Datenschutz legen. Aber wo fängt man bei diesen ganzen Anforderungen an?
Hier sind die wichtigsten technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs), die ihr bei der Verwendung von E-Rechnungen beachten müsst:
Sichere Übertragung & Verschlüsselung
Der erste große Fehler liegt in dem Versand der E-Rechnungen. Ein einfacher E-Mail-Versand ohne Schutz ist eine Einladung für Cyberkriminelle. Um das Risiko zu minimieren, solltet ihr mindestens eine TLS-Verschlüsselung (Transport Layer Security) nutzen. Noch besser ist eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der nur Sender und Empfänger Zugriff auf die Rechnungsdaten haben.
Eine noch sicherere Alternative sind zertifizierte Rechnungsplattformen wie Peppol, ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Systeme bieten nicht nur geschützte Übertragungswege, sondern gewährleisten auch die Datenintegrität – das heißt, Rechnungen können während der Übermittlung nicht manipuliert oder unbemerkt verändert werden.
Zugriffskontrollen & Authentifizierung
Nicht jeder Mitarbeiter in einem Unternehmen oder einer Kanzlei benötigt Zugriff auf Rechnungsdaten. Um unbefugten Zugriff und Datenschutzverstöße zu vermeiden, solltet ihr klare Rollen- und Rechtekonzepte implementieren. Wer darf Rechnungen nur einsehen, wer darf sie bearbeiten oder weiterleiten?
Zusätzlich könnt ihr den Zugriff auf Rechnungssoftware durch eine Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) schützen. Und falls Rechnungen außerhalb der Kanzlei oder des Unternehmens bearbeitet werden, sollte dies ausschließlich über eine sichere VPN-Verbindung (Virtual Private Network) erfolgen.
Schutz vor Manipulation und unbefugtem Zugriff
Um Manipulationen bei E-Rechnungen zu verhindern, solltet ihr auf digitale Signaturen setzen. So stellt ihr sicher, dass Rechnungen nachträglich nicht verändert werden können und der Absender wirklich echt ist.
Zusätzlich sorgt eine Versionskontrolle mit Protokollierung dafür, dass jede Änderung dokumentiert wird. Dadurch bleibt jede Bearbeitung vollständig nachvollziehbar.
Einige Unternehmen gehen noch einen Schritt weiter und nutzen Blockchain-Technologie, um Rechnungsdaten fälschungssicher zu speichern und Manipulationen technisch auszuschließen.
Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Schulungen
Neben der technischen Absicherung spielt auch der menschliche Faktor eine nicht zu unterschätzende Rolle. Viele Datenschutzverstöße passieren durch Unachtsamkeit oder fehlendes Wissen.
Ihr solltet deshalb regelmäßig eure Mitarbeiter schulen und für den sicheren Umgang mit Rechnungsdaten sensibilisieren. Wer weiß, welche Übertragungswege sicher sind und wie Rechnungen richtig archiviert oder gelöscht werden, minimiert das Risiko von Datenpannen erheblich.
Archivierung & Datensicherheit
Genauso wichtig wie die sichere Aufbewahrung ist die rechtzeitige Löschung der Rechnungsdaten. Nach Ablauf der 10 Jahre dürfen sie nicht mehr gespeichert werden, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Um sich während der Aufbewahrungszeit vor Systemausfällen, Hackerangriffen oder versehentlichen Löschungen zu schützen, sollte euer Unternehmen regelmäßige Backups durchführen. Dabei gilt: Backups sollten an mehreren Standorten gespeichert werden, idealerweise auf verschlüsselten Servern innerhalb der EU. So bleibt sichergestellt, dass Rechnungsdaten jederzeit wiederhergestellt werden können – selbst im Fall eines IT-Notfalls.
Fazit
Die E-Rechnungspflicht macht seit 2025 den digitalen Rechnungsversand für Unternehmen unumgänglich. Mit dieser Umstellung auf elektronische Rechnungen kommen auch neue Datenschutzanforderungen, die nicht unterschätzt werden dürfen.
Unverschlüsselte Übertragungen, unkontrollierte Zugriffe oder unsichere Speicherorte können schnell zu DSGVO-Verstößen und hohen Bußgeldern führen.
Lasst es in eurem Unternehmen nicht soweit kommen und schützt eure Kundendaten vor Manipulation und Datenmissbrauch. Deshalb solltet ihr auf sichere Übertragungswege, verschlüsselte Speicherung und klare Zugriffskontrollen setzen und automatisierte Löschroutinen und revisionssichere Archivierung integrieren.
Erfahrt hier mehr über den Datenschutz bei Justin Legal.
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