Das Telefon klingelt, während Sie sich gerade durch eine E-Mail mit dem Betreff „Dringend“ wühlen, diese aber kaum Informationen enthält. Gleichzeitig fragt eine Kollegin kurz nach einer Akte, die „eben noch hier lag“.
Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? In vielen Kanzleien ist genau das nämlich Alltag. Nicht, weil schlecht gearbeitet wird, sondern weil viele kleine Unterbrechungen die Arbeit aufhalten. Viele Zeitfresser im Büro fallen nicht sofort auf. Sie summieren sich über Tage und Wochen und sorgen für Dauerbelastung im Kanzleialltag und unnötigen Zeitdruck.
Aber was sind eigentlich die größten Zeitfresser und wie kann man diese aus dem Weg räumen? Wir zeigen es Ihnen.
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Warum betreffen Zeitfresser jede Kanzlei?
Zeitfresser im Kanzleialltag sind meist unstrukturierte Tätigkeiten, ineffiziente Arbeitsabläufe und ständige Unterbrechungen, durch die viel Aufmerksamkeit gebunden wird, während sie kaum zur eigentlichen juristischen Arbeit beitragen.
Viele Kanzleien erleben diese Belastung jeden Tag, ohne sie klar benennen zu können. Stattdessen entsteht das Gefühl, ständig beschäftigt zu sein und dennoch nicht richtig voranzukommen.
Warum Zeitfresser aber fast überall auftauchen, liegt an folgenden Gründen:
- Der Kanzleialltag ist stark von Austausch (z.B. mit Mandanten, mit Gerichten, intern im Team) geprägt, der selten planbar ist. Jede Unterbrechung kostet Zeit und Konzentration.
- Organisatorische Aufgaben (z.B. Bearbeitung von Mandatsanfragen, Zuordnung von Unterlagen) sind unvermeidlich. Wenn diese Aufgaben viel Zeit beanspruchen oder mehrfach erledigt werden müssen, werden sie schnell zur Belastung – besonders für das Sekretariat.
- Kanzleien müssen oft mit unvollständigen Informationen arbeiten, was zu Rückfragen, Nacharbeit und Verzögerungen führt.
- In vielen Kanzleien haben sich Arbeitsweisen über Jahre etabliert und festgesetzt, auch wenn diese mittlerweile überholt und nicht mehr effizient sind.
Zeitfresser betreffen quasi jede Kanzlei. Entscheidend ist also nicht, ob es Zeitfresser gibt, sondern wo genau sie entstehen und wie sie bewusst reduziert werden können.
Zeitfresser Nr. 1: Unklare Mandatsanfragen
Der vermutlich größte Zeitfresser ist auch der erste: die Mandatsanfrage. Von diesem Punkt aus entwickeln sich alle weiteren Prozesse im Kanzleialltag. Es ist also entscheidend, dass die Anfragen von Mandanten strukturiert aufgenommen werden.
In der Praxis kommen Mandatsanfragen aber häufig telefonisch und dann per unstrukturierter E-Mails rein. Das liegt daran, dass Mandanten in der Regel nicht wissen, welche Angaben für Ihre Kanzlei wichtig sind. Sie schildern ihr Anliegen aus ihrer Sicht und gehen davon aus, dass Details später geklärt werden.
Für Ihre Kanzlei bedeutet das aber:
- Die Informationen liegen unvollständig vor
- Daten werden über verschiedene Kanäle an Sie geschickt
- Die Mandantenangaben müssen einzeln händisch in die Akte eingetragen werden
In der Folge heißt das, dass das Sekretariat ständig unterbrochen wird, Anwälte ohne vollständigen Überblick in das Mandat einsteigen und die Mandanten länger auf Rückmeldung warten müssen, bevor die eigentliche juristische Beratung beginnt.
Zeitfresser Nr. 2: Mehrfache Datenerfassung
Ein weiterer Zeitfresser ist das mehrfache Erfassen derselben Informationen. Das geschieht beispielsweise, wenn gleiche Angaben in mehreren Programmen gepflegt werden oder Mandantendaten zuerst notiert und dann später ins System übertragen werden.
Diese Aufgabe verlangt Genauigkeit, obwohl es sich nicht um juristische Arbeit handelt. Aber genau hier schleichen sich oft Fehler ein, die Risiken mit sich ziehen und später zu mehr Zeitaufwand führen. Doch das Problem hält sich hartnäckig und ist das Ergebnis von Abläufen, die sich über Jahre etabliert haben. Was fehlt, ist ein einheitlicher Startpunkt, an dem Informationen strukturiert erfasst werden.
Zeitfresser Nr. 3: Suchen statt Arbeiten
Ein großes Problem zeigt sich oft erst, wenn der Druck steigt. Eine Frist naht und Sie brauchen ein bestimmtes Dokument… und dann beginnt die Suche. Wo ist das Dokument abgelegt? Welche Version ist die richtige? Und dann wechseln Sie zwischen E-Mails und Ordnern.
Die Suche nach den richtigen Unterlagen kostet Zeit, Nerven und unterbricht den gesamten Arbeitsfluss.
Zeitfresser Nr. 4: Manuelle Standardaufgaben
Viele Kanzleien verlieren täglich Zeit mit Aufgaben, die notwendig sind, aber keinen direkten juristischen Beitrag leisten. Gerade weil sie „einfach“ wirken, werden sie selten hinterfragt.
Typische Standardaufgaben sind zum Beispiel:
- Terminplanung und Fristenkontrolle
- Vorbereitung von Dokumenten für Mandantengespräche
- Erstellung von Anschreiben oder Vollmachten
- Überprüfung von Unterlagen auf Vollständigkeit
Diese Aufgaben müssen zuverlässig erledigt werden und kosten einzeln oft nicht viel Zeit. Sie müssen aber immer wieder erledigt werden und diese Wiederholung bindet erhebliche Kapazitäten des gesamten Kanzleiteams.
Zeitfresser eliminieren
Viele der beschriebenen Zeitfresser haben eine gemeinsame Ursache: Informationen liegen zu Beginn des Mandats unvollständig oder ungeordnet vor.
Eine spürbare Entlastung des Kanzleialltags setzt da an, wo Mandate starten. Die Digitalisierung der Mandatsannahme unterstützt Kanzleien dabei, Mandantendaten von Beginn an sauber und strukturiert aufzunehmen.
Der digitale Kanzlei-Assistent
Die digitale Mandatsannahme von Justin Legal setzt vor der juristischen Arbeit an und unterstützt Kanzleien bei der strukturierten Erfassung von Mandatsanfragen. Statt über unübersichtliche E-Mails oder lange Telefonate, übermitteln Mandanten die Angaben zu ihrem Anliegen über digitale Formulare. Darin beantworten sie gezielte Fragen und können ihre Unterlagen gebündelt einreichen. Ihre Kanzlei erhält von Anfang an eine belastbare Grundlage und das Sekretariat wird spürbar entlastet.
Lesen Sie hier mehr darüber, wie sie Ordnung im Kanzleialltag VOR der Aktenarbeit schaffen können: Mandatsanfragen organisieren
Fazit
Zeitfresser lassen sich im Kanzleialltag nicht vollständig vermeiden. Sie lassen sich jedoch gezielt reduzieren. Wenn Sie Ihre Mandate von Anfang an strukturiert aufnehmen, entlastet das Sekretariat und Anwälte gleichermaßen und schafft Raum für die wichtigste Aufgabe: die rechtliche Betreuung Ihrer Mandanten.
