In diesem Beitrag zeigen wir euch, wie Automatisierung euren Alltag erleichtert und welche Tools ein echter Gamechanger für Kanzleien sein können.

Justin Legal ist auf die Rechtsbranche spezialisiert und unterstützt Kanzleien sowie Anwälte bei der Prozessoptimierung und Automatisierung ihrer Mandate. Erfahre hier mehr.
Darum solltet ihr eure Kanzleiprozesse automatisieren

Eure Zeit ist kostbar, doch Routineaufgaben wie die Verwaltung von Dokumenten, die Terminplanung oder die Mandantenkommunikation nehmen oft mehr Zeit in Anspruch, als sie sollten. Deshalb setzt Automatisierung genau hier an und hilft euch insbesondere bei diesen 3 Schwerpunkten:

Mehr erledigen in kürzerer Zeit

Ihr könnt Automatisierung dafür einsetzen, Standardaufgaben, wie die Mandatsannahme oder das Erstellen von Standardverträgen, ohne manuellen Aufwand zu erledigen. Das spart nicht nur entscheidende Zeit, sondern sorgt auch für mehr Struktur in eurem Arbeitsalltag. Statt Stunden für administrative Tätigkeiten aufzuwenden, könnt ihr euch direkt den juristischen Fragestellungen eurer Mandanten widmen.

Weniger Fehler

Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler – und zwar besonders unter Zeitdruck.

Beispielsweise dann, wenn Kanzleimitarbeiter wichtige Informationen zu neuen Mandanten und ihren Anliegen manuell aus den Notizen bei der Mandatsannahme oder dem ersten persönlichen Gespräch in der Kanzlei in die neu angelegte Akte übertragen, können Flüchtigkeitsfehler schnell auftreten.

Automatisierte Systeme minimieren diese Risiken erheblich und bieten euch deshalb im Kanzleialltag eine erhebliche Sicherheit.

Bessere Mandantenbetreuung

Bei dem Gedanken, Prozesse im Kanzleialltag zu automatisieren, kommt bei einigen die Angst hoch, dass dadurch die Persönlichkeit der Kanzlei und der menschliche Kontakt zu den Mandanten oder den Teammitgliedern verloren geht. Aber Automatisierung bedeutet das Gegenteil hiervon: Wenn ihr weniger Zeit für Verwaltung aufwenden müsst, bleibt mehr Zeit für die persönliche Betreuung. Schnelle Antwortzeiten, präzise Informationen und strukturierte Arbeitsabläufe stärken zudem das Vertrauen und heben eure Kanzlei von der Konkurrenz ab.

Top 3 Bereiche, die von der Kanzlei-Automatisierung profitieren

Aufgaben wie die Erstellung von Dokumenten oder die Buchhaltung gehören zu großen Zeitfressern im Kanzleialltag. Tatsächlich könnt ihr Automatisierung in nahezu allen Bereichen einer Kanzlei einsetzen. Hier sind die wichtigsten Arbeitsfelder, in denen ihr von digitalen Lösungen profitiert.

Dokumentenmanagement

Im Dokumentenmanagement spart Automatisierung enorm viel Zeit ein.

Verträge, Anschreiben oder Formulare lassen sich mithilfe vorgefertigter Vorlagen und intelligenter Tools wie ChatGPT schnell und fehlerfrei generieren. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.

Außerdem helfen automatisierte Systeme nicht nur dabei, Dokumente zu erstellen, sondern auch diese sicher zu speichern und leicht wiederzufinden.

Mandantenkommunikation

Die Kommunikation mit Mandanten ist selbstverständlich das Herzstück jeder Kanzlei.

Viele Tools ermöglichen es Mandanten, direkt online Termine zu buchen. Das bietet euren Mandanten vor allem Komfort. Komfortabel ist es außerdem, wenn durch intelligente Chatbots häufige Fragen von Mandanten wie „Welche Unterlagen muss ich mitbringen?“ beantwortet werden können.

Der Kontakt zu den Mandanten beginnt in jedem Fall mit einer Anfrage nach einem Termin oder einer Mandatsannahme. Bereits hier könnt ihr durch Automatisierung effizienter arbeiten. Mit Justin Legal könnt ihr eure Mandatsannahme digitalisieren und sicher umsetzen. Wie ihr dadurch eure Arbeitsprozesse in der Kanzlei optimieren könnt, erfahrt ihr in diesem Beitrag: Die Digitale Mandatsannahme – Warum moderne Kanzleien nicht darauf verzichten sollten

Rechnungsstellung und Buchhaltung

Auch die Finanzverwaltung eurer Kanzlei lässt sich einfacher gestalten. Durch automatisierte Rechnungsprozesse von der Erstellung bis zum Versand oder die Integration einer Buchhaltungssoftware könnt ihr Zahlungsfristen überwachen und eure Finanzen unkompliziert im Blick behalten.

ChatGPT in der Kanzlei nutzen – so geht’s!

ChatGPT hat sich zu einem vielseitigen Werkzeug entwickelt, das auch im Kanzleialltag eine enorme Unterstützung bietet. Von der Dokumentenerstellung bis zur Mandantenkommunikation – der Einsatz von KI kann eure Arbeitsprozesse nicht nur beschleunigen, sondern auch erheblich verbessern.

Für die Beantwortung häufiger Mandantenfragen oder für erste Kontaktaufnahmen könnt ihr beispielsweise Chatbots einsetzen. Aber auch bei bestehenden Mandaten kann der Einsatz von ChatGPT zu einer erheblichen Entlastung führen.

KI-Tools wie ChatGPT können euch dabei helfen, relevante Informationen aus der Akte schneller zu finden, indem große Datenmengen in kürzester Zeit durchsucht und Zusammenfassungen erstellt werden.

Außerdem könnt ihr mithilfe von ChatGPT Standarddokumente, wie Verträge oder eine Deckungsanfrage automatisiert erstellen.

Wichtig: Behaltet dabei immer den Datenschutz im Auge. Es ist daher nur empfehlenswert, eine Version von ChatGPT zu nutzen, die so in digitale Tools eingebunden ist, dass die Richtlinien der DSGVO und andere berufsrechtliche Vorschriften eingehalten werden.

Justin Legal hebt die Automatisierung auf das nächste Level, indem es ChatGPT nahtlos in eure bestehenden Prozesse integriert. Ihr könnt ChatGPT direkt in der Plattform nutzen, um z. B. juristische Texte zu erstellen, Fragen zum Fall schnell zu beantworten oder Anregungen und Ideen zu erhalten. Das spart Zeit und hält den Datenschutz sowie die gesetzliche Geheimnispflicht ein.

Wie genau ChatGPT in Justin Legal funktioniert, erfahrt ihr in diesem Beitrag: Die ChatGPT-Integration in Justin Legal

Vorteile der Kanzlei-Automatisierung mit Justin Legal

Mit Justin Legal könnt ihr nicht nur einzelne Prozesse optimieren, sondern eine durchgängige Lösung für eure Kanzleiverwaltung schaffen.

Neue Technologien sind aber nur dann sinnvoll, wenn sie leicht zu bedienen sind. Wir können mit einer intuitiven Benutzeroberfläche punkten. Unser Tool lässt sich unkompliziert und schnell in eure bestehenden Systeme integrieren.

Die digitale Mandatsannahme von Justin Legal ist für eure Kanzlei ein wahrer Effizienz-Booster, denn nach dem digitalen Onboarding eurer Mandanten erhält eure Kanzlei komplett automatisch eine bereits fertig angelegte E-Akte. Die Integration von ChatGPT macht die Aktenarbeit außerdem noch einfacher.

Hier findet ihr alle Vorteile auf einen Blick: Justin Legals digitale Mandatsannahme

Fazit

Die Automatisierung eurer Kanzlei ist wichtig, um in einem anspruchsvollen Markt wie dem Rechtsmarkt zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mit digitalen Lösungen könnt ihr Routineaufgaben effizienter gestalten, Fehler reduzieren und euren Mandanten ein modernes, professionelles Erlebnis bieten. Gerne unterstützen wir von Justin Legal euch dabei!

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